Personeelsdossier: Digitale en papieren bewaarplaats voor werkgever

Heeft u een werknemer in dienst dan bent u als werkgever wettelijk verplicht bepaalde gegevens vast te leggen in een personeelsdossier. In dit personeelsdossier bewaart u alle informatie die uzelf of derden nodig heeft. Een personeelsdossier richt u vanzelfsprekend overzichtelijk in.

Personeelsdossier en vervuiling
Als u al een aantal jaren geleden een personeelsdossier heeft aangelegd voor uw werknemer is de kans groot dat dit personeelsdossier een zekere dossiervervuiling laat zien. Bepaalde gegevens uit het personeelsdossier zijn dan niet actueel meer of zelfs onjuist. Kopieën, conceptbrieven, adreswijzigingen, geboortekaartjes en andere correspondentie worden vaak te lang in een personeelsdossier bewaard.

Personeelsdossier en bewaartermijnen
In de regel kunt u algemene gegevens uit het personeelsdossier twee jaar bewaren. Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt echter een verplichte termijn van zeven jaar.

Personeelsdossier en de inhoud
Wat moet u in een personeelsdossier bewaren en wat niet?

Termijn van zeven jaar voor een personeelsdossier
Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als uw werknemer niet meer bij u in dienst is. Het gaat hierbij om de volgende gegevens uit het personeelsdossier:
- Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie

Vijf jaar voor een personeelsdossier
De volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband in het personeelsdossier bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook degenen zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
- Bijlagen studenten- en scholierenregeling

Twee jaar voor een personeelsdossier
Tot twee jaar na beëindiging van het dienstverband moet u in het personeelsdossier bewaren:
- Arbeidsovereenkomst
- Wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
- Correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.
- Afspraken i.v.m. VUT-regeling
- Kopie van het getuigschrift
- Afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap
- Verslagen functioneringsgesprekken
- Correspondentie over (problematisch) functioneren




Een jaar voor een personeelsdossier
Gedurende een jaar moet u in het personeelsdossier bewaren:
- Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift)
- Gegevens uit psychologisch onderzoek

Tips voor het personeelsdossier
1. Maak met de Belastingdienst schriftelijke afspraken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens. Op deze manier weet u beter hoe u met uw personeelsdossier moet omgaan.
2. Verwijder regelmatig zaken uit het personeelsdossier die zijn afgesloten of die niet meer relevant zijn. Schoon elk personeelsdossier een keer per jaar op.

Meer informatie over het personeelsdossier?
Wilt u meer weten over de opbouw van het personeelsdossier, de onderdelen die u moet opnemen en het gebruik van het personeelsdossier in de praktijk? Neem dan een gebruiksabonnement op HRM-Tools voor leidinggevenden.

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief