Legitimatieplicht en wat u als werkgever moet doen

Als uw werknemer zijn identiteitsbewijs aan u laat zien, maakt u een duidelijke kopie. U moet als werkgever altijd de identiteit van uw werknemer vaststellen. Ook al kent u uw werknemer nog zo goed. Zelfs een eenpersoons-BV moet de identiteit van haar directeur-enig aandeelhouder correct en tijdig vaststellen.

Deze deugdelijke kopie van het identiteitsbewijs moet vervolgens 'overzichtelijk en ordelijk' bij uw loonadministratie worden bewaard. Tenzij u toestemming heeft van de belastingdienst én het UWV om die kopie op een andere plaats te bewaren. Uit de kopie moeten de aard én het nummer van het document blijken. Verder moet de kopie duidelijk leesbaar zijn en de foto daarop herkenbaar.

U moet een kopie maken van alle bladzijden van het identiteitsbewijs waarop informatie staat over de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels en dergelijke. Die kopie moet u bewaren tot tenminste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.

Reik de werknemer een loonbelastingverklaring uit en zorg dat hij deze invult en inlevert. Controleer de op die verklaring verstrekte gegevens, administreer die en bewaar de verklaring tezamen met het kopie van het identiteitsbewijs bij uw loonadministratie.

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief