Bezoekverslag Maken: Geen verkoop zonder een goed Bezoekverslag
Een verslag van een verkoopgesprek maken is voor veel verkopers lastig en tijdrovend. Verkopers praten over het algemeen beter dan ze schrijven. Veel verkopers vinden het een (te) tijdrovende zaak om een verslag van het verkoopgesprek te schrijven, terwijl er met een laptop in de auto niet meer dan tien minuten voor nodig is. Verkopers realiseren zich niet dat een goed verslag van het verkoopgesprek juist tijd (en ergernis) kan besparen. Een goed (voorbereid en uitgewerkt) verslag van het verkoopgesprek begint overigens al met een goede voorbereiding op het gesprek.
Weerstand tegen verslag van het verkoopgesprek maken Iets waar je niet goed in bent, zal je niet met veel plezier doen. Toch biedt zo’n verslag van het verkoopgesprek uw bedrijf veel voordelen. Tijdens een gesprek met een klant worden er vaak, zowel door de verkoper als door de klant, persoonlijke en korte aantekeningen gemaakt van aspecten die tijdens het gesprek aan de orde zijn geweest. Omdat het slechts korte notities (soms maar enige krabbels) zijn, meer tijd was er niet aanwezig om een notitie te maken, is het nuttig om deze korte notities verder uit te werken in een verslag. Nog met het gesprek ‘in het hoofd' is een dergelijk verslag uitermate belangrijk om op korte en langere termijn de (vervolg)acties goed in kaart te brengen. En tegelijkertijd collega's concreet te informeren over de inhoud van het verkoopgesprek.
Voordelen Verslag van het verkoopgesprek Een verslag van het verkoopgesprek kent verschillende voordelen. De opvolging van de actiepunten loopt sneller, zodat de kans op succes bij uw verkoop groter zal worden. Uw verkoper kan zo ook gemakkelijk zaken delegeren aan collega’s. Bijvoorbeeld bij ziekte of vertrek naar elders. Door het verslag te verspreiden zullen collega’s en bazen nieuwe verkoopkansen zien. U legt belangrijke zaken vast die anderen weer op een idee brengen.
Organisatorische voordelen Als u werkt met een klantenbestand, kunt u het verslag gebruiken om dit bestand up-todate te houden. Bovendien is dit een vorm van rapportering aan de bedrijfs-of verkoopsleider en dus een handig instrument om uw activiteiten onder de aandacht te brengen of te bespreken tijdens verkoopvergaderingen.
De aanpak Stel een beknopt model op voor het verslag van het verkoopgesprek met vaste elementen uit het verkoopgesprek die snel zijn in te vullen door uw verkopers. Later kan uw verkoper of zijn collega of opvolger dit overzicht dan als leidraad gebruiken bij een volgend bezoek.
Voorbeelden van elementen voor een verslag van het verkoopgesprek • Een overzichtje van de belangrijkste productlijnen van uw firma, met een tekstblokje als er over gesproken is (bijv.: klant heeft interesse in onze nieuwe kleurenprinters). • Klachten of positieve opmerkingen (klant vindt onze telefoniste niet aardig overkomen). • Gemaakte afspraken (Jan maakt voor vrijdag een offerte voor deze klant) • Speciale informatie (1. Klant kent ons bedrijf nog van onze voorganger. 2. Klant gaat nieuw interieur aanschaffen.
Inventariseer of archiveer de verslagen. Dat is vooral nuttig bij wijzigingen in uw verkoopteam, zodat opvolgers niet meer vanaf nul hoeven te beginnen.
Follow-up Sluit elk verslag af met een lijst van actiepunten die u en de verschillende afdelingen zullen ondernemen ter opvolging (als ‘follow-up’) van het bezoek. Dit niet zozeer vanuit controleoogpunt, maar als hulpmiddel voor de verkoper. De kans om bepaalde zaken te vergeten wordt hiermee kleiner.
Praktijkadviezen De volgende tips zijn het zeker waard om eens toe te passen:
Advies 1 Maak een sjabloon ‘verslag van het verkoopgesprek’.
Maak een ‘vast’ sjabloon in uw computer, veel informatie op een verslag van het verkoopgesprek is altijd identiek en deze voorbereiding scheelt tijd. Denk aan zaken als Klantnaam, adres, plaats, telefoon, fax, emailadres, functie van gesprekspartner, datum/tijd van gesprek, meerdere personen die aanwezig zijn, aanleiding voor gesprek, agendapunten van gesprek, te nemen vervolgacties, wie welke vervolgacties gaat uitvoeren, afspraken na dit gesprek.
Maak het sjabloon zo dat het voor verschillende typen klanten is te gebruiken.
Advies 2 Ga efficiënt om met een sjabloon
Vul het verslag van het verkoopgesprek al grotendeels in voorafgaand aan uw bezoek / gesprek. Spaar tijd en vul bekende zaken al voorafgaand aan het gesprek in op uw verslag van het verkoopgesprek. Noteer de agendapunten al in uw verslag die u wilt bespreken. Zodat u ze niet vergeet. Als u een geprint sjabloon als notitiepapier gebruikt, maak dan de notities bij het agendapunt dat u al had opgegeven. Op deze wijze legt u in uw geheugen een ‘link’ tussen het agendapunt, uw korte notitie en uw geheugen. Geef bij aanvang van het gesprek een kopie aan uw klant en check of alle informatie klopt. In sommige situaties is het mogelijk uw laptop bij de klant op tafel te zetten en het verslag gelijk te maken. Vraag aan de klant of dit mag en probeer dit eens (als u een beetje snel kunt typen).
Advies 3 Maak het gespreksverslag direct na het klantbezoek Wacht nooit te lang met het uitwerken van je notities. Naarmate de tijd verstrijkt, vergeet u zaken of geeft u ze niet correct weer. Dat kan weer leiden tot misverstanden.
Advies 4 Stuur uw verslag van het verkoopgesprek naar alle relevante personen a. Vertaal op- en aanmerkingen van uw verslag naar concrete acties die intern uitgevoerd moeten worden. b. Zet er de datum bij wanneer deze actie uitgevoerd moet zijn c. Stuur het uitgewerkte verslag zo snel mogelijk door. Dat kan via interne e-mail maar ook via een print versie van het verslag. d. Vraag in het verslag om feedback op de aangegeven actiepunten. U bent immers nu afhankelijk van de support van uw collega’s.
Advies 5 Zet de ‘actiemomenten’ in uw eigen (digitale) agenda
Op deze wijze helpt u ujezelf (en de klant) en kunt u ‘controle’ houden op de gehele verkoop en leveringstraject. Bij twijfel kunt u de notities in uw agenda gebruiken om de voortgang van de activiteiten te checken. Voeg de naam toe van de persoon die deze actie(s) voor u moet uitwerken of uitvoeren.
Advies 6 Schrijf helder en concreet
Maak uw verslag van het verkoopgesprek helder en concreet. Voorkom te lange zinnen en teksten. Wees helder en duidelijk in uw instructies naar derden. Voorkom dat anderen uw acties ‘anders’ interpreteren en er dus misverstanden ontstaan. Zet eventuele klachten van de klant feitelijk in het verslag zonder er beschuldigingen bij te zetten. Dit soort zaken kunt u beter persoonlijk met de desbetreffende collega bespreken.
Advies 7 Stuur een ‘externe’ versie ter gespreksbevestiging naar de klant. Ook de klant stuurt u een versie van het verslag van het verkoopgesprek. Vraag uw klant of de inhoud correct en volledig is. Let er wel op dat er in de klantversie van het verslag geen zaken staan die de klant beter niet onder ogen kan krijgen. En controleer op spel en stijlfouten.
Sjabloon nodig voor uw Verslag Verkoopgesprek? Heeft u een sjabloon nodig voor uw verslagen? Meld u dan aan als gebruiker van de Portal Orders en Opdrachten Binnenhalen.
Nieuw: Speciale software voor Offerte Berekeningen Maakt u regelmatig offertes, prijsopgaven of prijsberekeningen en wilt u zeker weten dat alles erin zit en dat uw offerteprijs geen rekenfouten bevat? Kijk dan eens naar de handige Software Offerteprijs Maken.
Nieuwe abonnees ontvangen geheel gratis de CD-ROM Grip op Offertes Schrijven, inclusief een handzaam boekje over het schrijven van scorende Offertes. (winkelwaarde € 69,-).
Deze CD-ROM is speciaal ontwikkeld voor verkoopmedewerkers die offertes schrijven.
(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.
