1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Debiteurenbeheer en Wanbetaling: Stappenplan ter beperking van uw risico

Een aanhoudende zorg voor u als ondernemer is debiteurenbeheer. Een grote post debiteuren betekent een ernstige aantasting van uw liquiditeit en een niet te onderschatten vorm van vermogensschade bestaande uit incassokosten en rentederving.

Naarmate een vordering ouder wordt blijkt de incasso hiervan moeilijker. Bovendien leidt dit tot irritatie. U bent pas tevreden als uw afnemer niet alleen uw goederen en/of diensten in goede orde geleverd heeft gekregen, maar als uw factuur is betaald. Met het Stappenplan Risicobeperking Wanbetalers maakt u de kans op daadwerkelijke betaling zo groot mogelijk.

Stap 1
Kijk kritisch naar de persoon met wie u zaken doet


Kijk kritisch naar de persoon en de financiële situatie van uw zakelijke relaties, zeker wanneer het gaat om een nieuwe klant die u nog niet goed kent. Weet om te beginnen met wie u van doen heeft. Controleer de juiste n.a.w.-gegevens van uw mogelijke nieuwe relatie of opdrachtgever aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel of vraag om een recent uittreksel uit de gemeentelijke basisadministratie en/of een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Wanneer uw zakelijke relatie een rechtspersoon (bijvoorbeeld een b.v.) is, dan krijgt u aan de hand van een relatief eenvoudig onderzoek naar de bij de Kamer van Koophandel wettelijk verplicht gedeponeerde gegevens al een redelijk beeld van de liquiditeit en solvabiliteit van uw klant.

Stap 2
Beslis of uw veiligheden gaat inbouwen


Is het beeld dat u krijgt in stap in goed, dan kunt u met een iets geruster hart zaken doen. Is dit beeld mager of ronduit slecht, kijk dan extra uit en zorg voor zekerheden bij uw debiteur. Beding bijvoorbeeld aanbetalingen of het stellen van zekerheden. In het uiterste geval ziet u helemaal af van het doen van zaken.

Is uw mogelijke nieuwe relatie of opdrachtgever een zogenoemde natuurlijke persoon (bijvoorbeeld een eenmanszaak) – al dan niet handelend in de uitoefening van een beroep of een bedrijf – dan is het lastiger om een beeld te krijgen van zijn financiële situatie. Denk in dat geval aan bijvoorbeeld het bedingen van voldoende zekerheid door het verlangen van een aanbetaling, leveren onder rembours, stellen van een bankgarantie of zakelijke zekerheid door een levering onder eigendomsvoorbehoud en/of vestiging van een pandrecht.




Stap 3
Zorg vooraf voor een goede overeenkomst


Wat u ook levert, aan een levering gaat altijd een overeenkomst vooraf. Hoewel ook mondelinge overeenkomsten rechtsgeldig zijn, verdient het om bewijstechnische redenen de voorkeur om deze overeenkomst op enigerlei wijze schriftelijk vast te leggen. De wijze waarop dit dient te gebeuren, is afhankelijk van de aard van de goederen en/of diensten die u levert. Dat kan variëren van een eenvoudige opdrachtbevestiging of bestelformulier tot een vrij gedetailleerde overeenkomst.

Zorg er in elk geval voor dat uit uw overeenkomst ten minste de aard en hoeveelheid van de te leveren goederen en/of diensten blijkt, naast de prijs en de termijn waarbinnen deze geleverd en betaald dienen te worden. Komt u niet uitdrukkelijk een betalingstermijn overeen, dan wordt in de praktijk een termijn van 30 dagen als gangbaar en redelijk gezien. Ook moet u nog regelen welke sanctie staat op niet tijdige betaling van uw factuur. Wanneer u aanspraak wilt maken op een zogenoemde vertragingsrente die afwijkt van de wettelijke rente, dan zult u dit uitdrukkelijk moeten regelen. Doet u dit niet dan kunt u slechts aanspraak maken op vergoeding van de wettelijke rente. Buitengerechtelijke incassokosten moet u op voorhand bedingen dan wel aanzeggen.

Uit een oogpunt van een goed debiteurenbeheer dient een overeenkomst dan ook een aantal standaardbepalingen te bevatten die in elke overeenkomst dienen terug te keren. Zorg dus voor goede algemene voorwaarden. Is de tekst van uw algemene voorwaarden al een flink aantal jaren oud, laat deze dan toetsen op actualiteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. In de praktijk blijkt het hier nog al eens aan te schorten en in dergelijke situaties loopt u het risico dat uw algemene voorwaarden door de rechter niet op de overeenkomst van toepassing worden verklaard dan wel worden vernietigd.

Stap 4
De factuur


De factuur moet uiteraard de juiste n.a.w.-gegevens van de debiteur weergeven. Voorts moet uit de factuur duidelijk blijken waarop deze betrekking heeft. Het betalingsgedrag van uw debiteuren zal bij duidelijk gespecificeerde facturen verbeteren omdat de kans op vragen van uw klant (en daarmee kans op vertraging in betaling) afneemt. De factuur dient in ieder geval de betalingstermijn te vermelden. Hanteert u een afwijkende betalingsregeling, vermeld deze dan uitdrukkelijk op uw factuur.

Stap 5
Bewaking van de betalingstermijn


Na verzending dient de betalingstermijn van de factuur te worden bewaakt. Bewaking betekent in de praktijk het dagelijks verwerken van alle binnenkomende betalingen. Alleen op deze manier kan worden bereikt dat de debiteuren die niet tijdig hebben betaald er uit worden gefilterd en kunnen worden aangepakt.

Verstuur tijdig een betalingsherinnering in de vorm van een kort briefje met een vriendelijke toonzetting waarin uw debiteur erop wordt geattendeerd dat de betalingstermijn is verstreken en waarin hij wordt verzocht om binnen een bepaalde termijn alsnog te betalen. Tijdige verzending van een betalingsherinnering geeft een duidelijk signaal aan uw debiteur dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt. Wanneer u hierin consistent en stelselmatig te werk gaat, zal dat alleen al op termijn leiden tot een beter betalingsgedrag van uw debiteuren.


Hulpmiddelen voor Debiteurenbeheer
Heeft u regelmatig wanbetalers en wilt u sterk staan bij een juridische aanpak? Meld u  dan aan voor de portal Financieel Sterk Ondernemen. In deze portal vindt u verschillende soorten Software, Briefteksten en Modellen speciaal bedoeld voor een IJzersterk debiteurenbeheer.

Klik hier voor meer informatie en aanmelden.

 

Zoekt u een ervaren jurist voor een goed advies?
Op zoek naar een ervaren jurist om u te adviseren en begeleiden op het gebied van Ondernemingsrecht of Arbeidsrecht?

Bel naar mr. drs. J.B. Mulder van Groenendaal Juridische Advisering B.V. te Hilversum (T. 06 55331513) of kijk op www.groenendaal.nu

 

Behoefte aan Financiële Informatie, Rekenmodellen, Adviezen en Checklists? 

Meld u dan aan voor de portal Financieel Sterk Ondernemen (FSO)

Speciaal ontwikkeld voor ondernemers, accountants, boekhouders en adviseurs.

Bijvoorbeeld Rekentools om Goodwill te berekenen, Prognoses te maken en Financiële Analyses. 

Maar ook Adviezen en Tips over Financieringsvormen, Financieringsrisico's en Financieel Beheer 


Meld u zich daarom vandaag nog aan voor de portal Financieel Sterk Ondernemen.

Nieuwe gebruikers voor een jaar ontvangen als welkomstgeschenk geheel gratis de
 Software Prognoses en Jaarcijfers (t.w.v. € 79,- excl. BTW, ontwikkeld in samenwerking met accountantskantoor BDO).

Klik hier om u direct aan te melden als gebruiker.

Klik hier voor meer informatie.


 

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel behoort tot onze portal Financieel Sterk Ondernemen. Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen.

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.

CD-ROMS
CD-ROM Grip op Financiele Zaken

SOFTWARE
Software Prognoses en Jaarcijfers
Software MKB Kosten Monitor
Software MKB Omzet Monitor

Vergelijkbare artikelen
een originele aanmaning van debiteuren
debiteurenbeheer pakt u zo aan...
effectief debiteurenbeheer van belang voor uw bedrijfscontinuïteit
werken aan een goed debiteurenbeheer
elektronisch factureren: de voors en tegens van elektronisch factureren
uw debiteur betaalt veel te laat? bereken wettelijke rente!
debiteurenbeheer en aanpakken van wanbetalers: wat kan de rechter voor u doen?
debiteurenbeheer en wanbetaling: stappenplan ter beperking van uw risico
debiteurenbeheer: wat u moet weten over debiteurenbeheer
debiteurenbeheer: neem preventieve maatregelen

Als nieuwe gebruiker van Financieel Sterk Ondernemen ontvangt u de software Prognoses & Jaarcijfers (ontwikkeld i.s.m. Deloitte) helemaal gratis! (winkelwaarde € 79,-)

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.