1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Benchmarking: wat u moet weten over benchmarking

Het realiseren van een concurrentievoorsprong wordt voor steeds meer bedrijven steeds moeilijker. Hun producten en diensten onderscheiden zich vrijwel niet meer op basis van de eigenschappen van het product of de dienst zelf. Ook hebben bedrijven steeds minder tijd om nieuwe producten op de markt te brengen en worden geconfronteerd met een steeds maar toenemende concurrentie.

Hoe kunnen bedrijven zich in zo’n situatie nog onderscheiden van hun concurrenten? Op welke manier is het mogelijk om de kosten te reduceren en tegelijkertijd de afnemers beter te bedienen?


Wat is benchmarking?
Benchmarking is het op regelmatige basis vergelijken van de prestaties en werkwijzen van het eigen bedrijf, de eigen organisatie met die van leidende concurrenten en/of met die van toonaangevende organisaties in andere bedrijfstakken. Het gaat hier om vergelijking met bedrijven die op de te vergelijken aspecten het best presteren.

Referentiepunt
Met benchmarking zoekt u een referentiepunt waaraan u uw eigen bedrijfsactiviteiten kunt spiegelen. Dat punt treedt vervolgens op als uw referentiekader. Benchmarking is niet een eenmalig iets. Benchmarking is, mits goed toegepast, een gestructureerd leerproces om eigen prestaties te verbeteren. Bovendien is het een continu proces. Dit vergt voor uw bedrijf enerzijds nogal wat inspanningen, maar het levert u anderzijds ook veel op in de vorm van een continue verbetering van uw prestaties.

Als u dus bepaalde zaken, bedrijfsfuncties, activiteiten of bedrijfsprocessen van uw bedrijf vergelijkt met andere bedrijven die op deze aspecten beter scoren dan uw bedrijf, dan doet u aan benchmarking. In wezen bent u dus bezig met een soort vergelijkend warenonderzoek.




Benchmarking is in de jaren ’90 van de vorige eeuw overgewaaid vanuit de Verenigde Staten. Logistiek managers, inkopers en productieleiders gingen massaal bij elkaar op bezoek, zagen welke werkmethoden werden toegepast en probeerden geslaagde werkmethoden te introduceren in de eigen onderneming.

Een bewezen technologie die werd aangetroffen in een industrie, zoals de streepjescode in de levensmiddelenindustrie, kon direct ook in een andere industrie worden toegepast. Het vergelijken van transporttarieven leidde tot harde (her)onderhandelingen met logistieke dienstverleners. En inkopers pakten na benchmarking hun leveranciers veel harder aan.

Een benchmark laat zich vertalen als een referentiepunt, een maatstaf. Het doel van benchmarking is het bestuderen van bedrijfsprocessen bij andere organisaties. In tegenstelling tot de traditionele concurrentie-analyse, waarbij men de prestaties van de eigen organisatie vergelijkt met die van een organisatie uit dezelfde markt, richt men zich bij benchmarking op processen.

Hierbij hoeft u zich niet noodzakelijkerwijs te concentreren op de directe concurrentie, maar wordt er juist ook gekeken naar organisaties in geheel verschillende branches en sectoren.

Denk bijvoorbeeld eens aan een vergelijking van het proces van serviceverleningbij een winkel met dat bij een horecabedrijf of een hotel. Of het vergelijken van het proces van debiteurenbeheer bij twee bedrijven uit geheel verschillende branches. Het is bij dit soort bedrijfsprocessen vaak wel mogelijk om een vergelijking te maken.

Voorbeeld
Stel dat de debiteurentermijn van bedrijf A 15 dagen is en van bedrijf B 30 dagen. Dan kan bedrijf B hieruit opmaken dat een verbetering naar 15 dagen tot de mogelijkheden behoort. Benchmarking moet dan leiden tot het vinden van creatieve oplossingen om het factureringsproces te optimaliseren.

Benchmarking helpt ontdekken wat het best te behalen resultaat is voor uw bedrijf. Het voortdurend zoeken naar nieuwe ideeën voor methoden en processen en het implementeren hiervan zorgt ervoor dat uw bedrijf niet achterloopt op andere bedrijven in uw branche.

Dat hoeft niet te betekenen dat u de processen in voorbeeldbedrijven letterlijk kopieert. Het gaat erom dat u de principes van een goede en effectieve aanpak opmerkt en deze in uw eigen bedrijf op een geheel eigen wijze invult.


Voordelen benchmarking
Benchmarking kent een aantal belangrijke voordelen. Deze sommen wij hierna voor u op.

Voordeel 1
Uw bedrijf krijgt een objectief beeld van uw concurrentiepositie

Door uw bedrijf te vergelijken met andere succesvolle bedrijven krijgt u een goed beeld van de positie van uw bedrijf in de markt. Bovendien krijgt u inzicht in de vraag hoe deze positie is ontstaan en op welke punten u deze positie kunt verbeteren.


Voordeel 2
U kunt uw interne en externe processen verbeteren

Het is heel goed mogelijk dat processen in uw bedrijf op zich goed lopen. Bedenk echter wel dat deze bedrijfsprocessen altijd kunnen worden verbeterd. Dat geldt ook voor uw inkoop- of verkoopproces. Hoe verbetert u die processen? Dit kunt u doen door goed te kijken naar bedrijven die het betreffende proces beter uitvoeren dan uw bedrijf.


Voordeel 3
Via benchmarking kunt u realistische doelen vaststellen

De praktijk wijst uit dat veel bedrijven doelen stellen op basis van intuïtie. U loopt hiermee het risico dat het gestelde doel nergens op is gebaseerd. Door te kijken naar de prestaties van uw beter presterende concurrenten kunt u realistische doelstellingen opstellen. En kunt u vrij nauwkeurig aangeven welke knelpunten u moet oplossen om deze te bereiken.


Voordeel 4
U kijkt minder naar uzelf

Veel bedrijven zijn sterk gericht op zichzelf. Een veelgehoorde uitspraak bij bedrijven is in dit verband:

‘Dat zal allemaal wel, maar bij ons kan dat nu eenmaal niet anders’.

Met benchmarking kunt u duidelijk maken aan uw medewerkers dat het bij de concurrent anders kan en hoe het komt waarom zij het op bepaalde gebieden beter doen.


Voordeel 5
U krijgt beter inzicht in uw sterke en zwakke punten

Als u inzicht wilt krijgen in uw sterke en zwakke punten kunt u een zogenoemde SWOT-analyse maken. In een SWOT-analyse zet u uw sterktes tegen uw zwaktes af en uw kansen tegen uw bedreigingen. Benchmarking biedt u de mogelijkheid om vooral uw sterktes en zwaktes te beargumenteren. Want met benchmarking toont u aan waarom een bepaald punt een sterkte of een zwakte is.


Nadelen
Toch is benchmarking niet altijd een succes. Zomaar aan de slag gaan met gegevens kent vele problemen. Het zoeken naar en vergelijkbaar maken van cijfers kost veel tijd vanwege vragen als:

• Hebben we het hier over hetzelfde bedrijfsproces?
• Wat zit er wel en wat niet in de kosten die wij willen vergelijken met onze kosten?
• Welke kostenmethode past het bedrijf toe waarmee wij ons bedrijf willen vergelijken?
• Hoe komen we aan de door ons gevraagde informatie?
• Zijn we echt van plan om de gevonden verbeteringen daadwerkelijk in ons bedrijf door te voeren, ook als dat relatief veel energie en tijd kost?

Er zijn in de praktijk vaak veel verschillen waarneembaar tussen het eigen bedrijf en het bedrijf waarmee wordt vergeleken. Bijvoorbeeld in bedrijfsprocessen, klantenkringen, eisen van klanten over de levering, ordergrootte, producten, verhouding tussen direct en indirect personeel, grondslagen voor de boekhouding en de automatiseringsgraad.

Dit is met name het geval wanneer de benchmark buiten de eigen bedrijfstak wordt gezocht. Hoe groter deze verschillen, des te lastiger benchmarking is toe te passen voor het eigen bedrijf.

Vormen
Benchmarking bestaat in een aantal verschillende vormen. De meest simpele vorm van benchmarking is het ontleden van het product van de concurrent in haar basiselementen.

Naast deze simpele vorm bestaan er onder meer nog twee andere vormen van benchmarking. Een vorm waarbij vergelijking plaatsvindt met de directe concurrentie en een vorm waarbij gezocht wordt naar het beste bedrijf van een bepaald bedrijfsproces. De laatste vorm is bijvoorbeeld een vergelijking van een servicesysteem van een groothandel, met een servicesysteem van een hotel die vanwege hun service zeer goed bekend staan in de markt.

Typen
In het algemeen zijn er vier verschillende typen benchmarking te onderscheiden, namelijk:

• Interne benchmarking;
• Concurrentiebenchmarking;
• Functionele benchmarking;
• Generieke benchmarking.


Interne benchmarking
Bij interne benchmarking gaat het om vergelijking met andere delen van hetzelfde bedrijf. Als uw bedrijf verschillende vestigingen of filialen kent, kunt u de ene vestiging met de andere vergelijken. U zou de best scorende vestiging als norm kunnen nemen waar de andere vestigingen zich naar moeten richten.


Concurrentiebenchmarking
Bij concurrentiebenchmarking gaat het om een systematische vergelijking met directe concurrenten. Dit type benchmarking is lastig uit te voeren. Vanwege de vertrouwelijkheid van de benodigde gegevens is het lastig om aan deze gegevens te komen.

Het gaat hierbij niet uitsluitend om een concurrentieanalyse. U kijkt meer naar de processen en vaardigheden die uw concurrent in huis heeft om succesvol te kunnen zijn.

Voordelen
Concurrentiebenchmarking heeft voor uw bedrijf een aantal belangrijke voordelen. Het belangrijkste voordeel van benchmarking met uw concurrenten is echter dat bepaalde omgevingsfactoren hetzelfde zijn. Zoals het soort klanten, de trends in uw markt, uw concurrenten, bepaalde overheidsregelingen, enzovoort. En dat maakt vergelijken een stuk gemakkelijker dan benchmarking met een bedrijf uit een hele andere branche. Het verzamelen van benchmarkinformatie is bij concurrenten vanzelfsprekend geen eenvoudige zaak.

Zeker wanneer het om reputaties van uw bedrijf en dat van uw concurrenten gaat, weten klanten als geen ander waarom uw reputatie anders is dan die van uw concurrent(en). U kunt dus ook benchmarken door klanten te vragen naar de overeenkomsten en verschillen tussen u en uw concurrenten.

Functionele benchmarking
Functionele benchmarking is vergelijking van uw bedrijf met niet-concurrerende ondernemingen die dezelfde functionele activiteiten uitvoeren als die waarin uw bedrijf is geïnteresseerd.

U zult met name dit type benchmarking toepassen als vergelijking met een succesvolle branchegenoot geen meerwaarde heeft ten opzichte van vergelijking met een succesvol bedrijf uit een andere branche. Maar branchevreemde benchmarking is het veelal lastiger de juiste bedrijven te selecteren om uw bedrijf te spiegelen.

Voorbeeld
Als u uw salarissysteem wilt vergelijken met een bedrijf dat dit zeer goed onder de knie heeft, doet het er niet toe of dit bedrijf in dezelfde branche actief is als uw bedrijf. Salarisadministraties zijn in het algemeen brancheonafhankelijk.

Generieke benchmarking
Bij generieke benchmarking gaat het om vergelijking van verschillende bedrijfsprocessen die gebruik maken van verschillende functies en die uitgevoerd worden in verschillende bedrijfstakken.

Toepassing benchmarking
Benchmarking vormt met name voor afdelingen van grote bedrijven een belangrijk hulpmiddel om de efficiency en effectiviteit te meten. Voorbeelden hiervan zijn afdelingen als Financiën, Public Relations, Personeelszaken. Dit zijn tevens (onderdelen van) organisaties die vaak onder vuur komen te liggen als de resultaten minder worden. In slechte tijden wordt al snel gesteld: ‘Stafafdelingen kosten alleen maar geld en leveren niets op!’

Ook voor kleine bedrijven
Benchmarking is niet alleen voorbehouden aan grote bedrijven. Ook kleine bedrijven kunnen benchmarking goed gebruiken voor het verbeteren van hun bedrijfsvoering. In principe kunt u alle processen in uw bedrijf vergelijken met die van succesvolle andere bedrijven. Dat betekent dat u benchmarking ook heel goed kunt toepassen op uw verkoopactiviteiten. Zowel uw inkoopproces als uw verkoopproces is zeer geschikt om te vergelijken.

Benchmarking is in principe toepasbaar op elk soort proces, functie of activiteit van een bedrijf. Benchmarking kan bijvoorbeeld worden toegepast op een bepaalde taak (bijvoorbeeld het innen van rekeningen), een bepaalde functie (bijvoorbeeld de verkoop), een managementproces (bijvoorbeeld budgettoekenning) of een operationeel proces (bijvoorbeeld een logistiek proces) van het bedrijf.

Voorbeeld
Stel dat een bedrijf dat computers verkoopt inzicht wil krijgen in de vraag of zij de klantenservice in eigen beheer moet uitvoeren of commercieel gezien ook kan uitbesteden aan derden. In theorie kunnen beide mogelijkheden leiden tot een klantenservice die voldoet aan de eisen en wensen die de klant stelt. In beide gevallen biedt dit bedrijf service aan, alleen op een andere wijze en met een andere intensiteit.

Binnen het bedrijf is de ene directeur van mening dat de service best kan worden uitbesteed aan derden. De andere directeur is echter niet van plan om de service op deze wijze te laten uitvoeren. Gegevens om die mening te onderbouwen zijn echter niet aanwezig.

Deze laatste directeur geeft een adviesbureau de opdracht om uit te zoeken wat de optimale wijze van een klantenservice is voor een computerbedrijf met de grootte van 20 medewerkers.

Hiertoe neemt dit adviesbureau contact op met bedrijven van vergelijkbare grootte, maar in geheel verschillende sectoren. Zo wordt aan een bepaald aantal groothandels, productiebedrijven en zakelijke dienstverleners door middel van telefonische en schriftelijke enquêtes en persoonlijke gesprekken gevraagd hoe zij hun service in de praktijk realiseren. Uiteindelijk blijkt onder meer dat ruim tachtig procent van de bedrijven hun service om verschillende redenen geheel in eigen beheer uitvoeren. Op basis van dit gegeven wordt besloten om de service in eigen beheer te gaan uitvoeren.

Toepassingsmogelijkheden
Hierna geven wij u een niet-limitatieve opsomming van de mogelijkheden om benchmarking toe te passen. Daarbij maken we een onderscheid tussen interne en externe effectiviteit (bereik ik mijn doel?) en efficiency (is de weg waarlangs ik mijn doel bereik het kortst?) van bedrijfsprocessen.


Interne efficiency en effectiviteit
Benchmarking kunt u toepassen voor:

• Doorlooptijdverkorting;
• Productiviteitsverbetering;
• Klachtenafhandeling;
• Inkoopproces;
• Verkoopproces;
• Productieproces;
• Human Resources;
• Informatiemanagement/automatisering (hard- en software).


Externe efficiency en effectiviteit

Benchmarking kunt u toepassen voor:

• Klanttevredenheid;
• Service;
• Klantimago;
• Positionering;
• Beter inspelen op klantenwensen;
• Marketing;

Concurrentieonderzoek
Concurrentieonderzoek leek tot enkele jaren geleden het aangewezen middel om vragen te beantwoorden over vergelijking met andere bedrijven. Een concurrentieonderzoek geeft echter niet altijd alle mogelijkheden weer die een bedrijf zou kunnen volgen in het kader van benchmarking. Met name omdat bij concurrentieanalyse de blik van de ondernemer beperkt is tot de eigen branche. Hierdoor blijven belangrijke doorbraken die zijn gerealiseerd in andere branches onopgemerkt.

Verschillen
Het verschil tussen benchmarking en concurrentieanalyse ligt met name bij:

• De nadruk ligt bij benchmarking op de wijze van totstandkomen in plaats van op het resultaat. De belangrijkste vraag bij benchmarking is de manier waarop de prestaties van een bedrijf zijn bereikt. Centraal staan de achterliggende processen. De vergelijking vindt plaats met bedrijven die in een bepaald proces ‘best-in-class’ zijn. De blik reikt verder dan de eigen bedrijfstak/branche;

• Nadruk op vaardigheden die nodig zijn voor het te behalen resultaat. Benchmarking begint met een concurrentieanalyse maar gaat daarna verder. De aandacht gaat niet meer uit naar een productvergelijking zoals bij concurrentieanalyse maar naar operationele en managementvaardigheden die verantwoordelijk zijn voor de totstandkoming van het product/dienst.


Motivatie
De reden waarom elk bedrijf aan benchmarking zou moeten doen, is het continu verbeteren van de eigen prestaties. Dit geldt voor elk bedrijf, ongeacht of u een groot of klein bedrijf hebt. Door goed naar beter scorende bedrijven te kijken en deze te vergelijken met uw bedrijf kunt u uw eigen activiteiten continu verbeteren.


Wilt u Meer Omzet Maken met Praktische Verkooptools?

Meld u zich dan vandaag nog aan als gebruiker van de Portal Orders en Opdrachten Binnenhalen

Deze portal bevat vele handige Verkooptools die uw omzet merkbaar zullen vergroten! 

Zoals Software voor het schrijven van een scorende offerte, een sterk Belscript of een wervende verkoopbrief. 

Maar ook Tools voor verkoop via Internet en Social Media en Tools voor verkoop via een Franchise formule. 

En natuurijk tools voor het maken van allerlei marketingplannen en verkoopplannen. 

Met maandelijks een aanvulling van Nieuwe Verkooptools!


Aanmelden 

Meld u aan voor een jaargebruik en ontvang geheel gratis als welkomstgeschenk de Software Offertes Schrijveninclusief een Handige Rekentool en een Boekje met tips over het schrijven van scorende Offertes (Winkelwaarde  EURO 69,- excl. BTW) 

Klik hier voo
r meer informatie

Klik hier om u direct aan te melden 


 

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel  behoort tot onze portal  Orders & Opdrachten Binnenhalen Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen. 

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.   

CD-ROM Acquisitie

CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager

Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven

Software Verkoopbrief Schrijven

Software Belscript Schrijven

Vergelijkbare artikelen
benchmarking: wat u moet weten over benchmarking
benchmarking: de praktijk van benchmarking
benchmarking: succesfactoren van benchmarking



Nieuwe abonnees ontvangen geheel gratis de CD-ROM Grip op Offertes Schrijven, inclusief een handzaam boekje over het schrijven van scorende Offertes. (winkelwaarde € 69,-). Deze CD-ROM is speciaal ontwikkeld voor verkoopmedewerkers die offertes schrijven.

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.