1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Zakendoen met Reclamebureaus

Er zijn vele duizenden bedrijven die zich bezighouden met het maken van reclame. Reclamebureaus zijn er in vele soorten en maten. Zo zijn er grote, middelgrote en kleine reclamebureaus. Volgens Pragma, de vereniging van onafhankelijke, erkende/geregistreerde reclame-adviesbureaus, zijn er ca. 270 geregistreerde bureaus die voldoen aan de eisen van de Raad voor de Orde en Toezicht op het Advertentiewezen. Ongeveer 5 000 bureaus zijn eenmanszaken, kleine studio's en reclamebureaus met één tot vijf medewerkers.


Samenstelling aanbod
In Nederland werken ongeveer 125 geregistreerde reclamebureaus met teams van maximaal 10 medewerkers. Ongeveer 110 geregistreerde bureaus hebben een bezetting van 11 tot 30 reclamemakers. De ruim 30 echt grote reclamebureaus hebben elk in totaal meer dan 250 medewerkers en maken een omzet tot circa 80 miljoen gulden per jaar.

Het ene reclamebureau legt zich met name toe op de vormgeving, terwijl het andere zich richt op bijvoorbeeld reclameadvisering, terwijl een derde beide doet. Elk bureau heeft haar eigen specifieke terrein waar een specifieke deskundigheid is opgebouwd. Omdat dat veelal niet is vastgelegd, is het aan u als opdrachtgever om hierachter te komen om een juiste keuze te kunnen maken.

Aan de bestaande aanduidingen kunt u al zien dat het aanbod van bureaus zeer divers is.




• Reclameadviesbureaus;
• Reclamestudio's;
• Reclameateliers;
• Reclameontwerpers;
• Reclameschilders;
• Bureaus voor vormgeving en reclame;
• Bureaus voor grafische vormgeving.


Komt u met een vraag of een opdracht bij een reclamebureau, dan kunt u in eerste instantie van een reclamebureau het volgende verwachten:

Nadat u een keuze hebt gemaakt uit een aantal bureaus en hebt kennisgemaakt met de mensen van het bureau en het werk dat in het verleden is gemaakt, wordt een korte markt- en media-analyse gemaakt van waaruit de concrete vormgeving plaatsvindt (visualisering).

• Een korte omschrijving van uw vraag/probleem, eventueel aangevuld met kanttekeningen en/of aanmerkingen;
• Suggesties hoe het probleem aan te pakken;
• Welke boodschapdragers kunnen het best gekozen worden en waarom;
• Voorstellen over de concrete uitwerking zoals teksten en ontwerptekeningen;
• Een voorlopige planning van de actiedata (wanneer gebeurt er wat?), een mediaplan voor advertenties waarin ondermeer een advies staat welke media de voorkeur verdienen en waarom;
• Eventuele voorstellen voor tijdelijke acties die u kunt voeren, waarbij uw doelgroep nader wordt omschreven.

Soorten vergoedingen
U zult merken dat er verschillende soorten vergoedingen worden gehanteerd. Bijvoorbeeld de volgende:

• Accounthandling (uurtarieven voor reizen en besprekingen);
• Art Direction (kosten voor het creatieve ontwerp);
• Ontwerpkosten: dit zijn de kosten voor het ontwerpen van uw huisstijl, brochure etc. Het gaat dan om lay-out, zetten en opmaken;
• Copywriting (schrijven en redigeren van teksten);
• Bureauhandling: dit zijn de kosten voor organisatie- en coördinatiewerk van de trafficmanager;
• Beeldmanipulatie;
• Lithografie (maken van films);
• Drukwerk;
• Afkopen rechten.


Kostensoorten
Denkt u aan bijkomende kosten als:

• Fotografie;
• Stock dia's;
• Illustraties;
• Hoogwaardige kleurproeven;
• Scanwerk;
• Koerierskosten.


Verder is het gebruikelijk dat er een post 'Onvoorzien' in de begroting wordt opgenomen.


Zelfstandig ontwerper
Wanneer u duidelijk weet wat u wilt gaan doen en u zelf de organisatie op u neemt terwijl u de uitvoering van bepaalde werkzaamheden wilt uitbesteden, kunt u het best een zelfstandig ontwerper in de arm nemen. Wat u zelf doet is tenslotte het eerst verdiend. Zelfstandig ontwerpers zijn gespecialiseerd in het vormgeven van uw boodschap.

Bedenk wel dat u dan zelf opdraait voor zaken als:

• Maken van een communicatieplan;
• Schrijven van de advertentietekst;
• Bepalen van media (kranten/tijdschriften) en data voor de te plaatsen advertenties;
• Opgeven van uw voorkeur voor het plaatsingsschema;
• Contact onderhouden met advertentievertegenwoordigers. In principe kan een zelfstandig ontwerper niet als ongeregistreerd persoon/bedrijf advertenties plaatsen;
• Checken of de opgegeven advertenties in de bedoelde vorm op de juiste plaatsen en op de juiste data zijn afgedrukt;
• Checken en betalen van de rekening.

Bij dit soort zaken gaat er nog wel eens wat mis. En alles wat bij deze voorbeelden misgaat moet u in dat geval zelf oplossen.

Onderscheid grafisch ontwerpers en reclameontwerpers
Binnen de zelfstandige ontwerpers is een onderscheid tussen grafisch ontwerpers en reclameontwerpers. Grafisch ontwerpers verzorgen de vormgeving van uw boodschap. Hun kracht ligt met name op grafisch gebied waar uw boodschap via gedrukte en tegenwoordig ook digitale media moet worden verspreid.

Een reclameontwerper weet vaak iets meer van de theoretische achtergronden van reclame en richt zich meer op het ontwerpen daarvan. Een ontwerper kunt u per opdracht inschakelen. Dit in tegenstelling tot een reclamebureau dat het gehele plan regisseert en uitvoert.

Wanneer een erkend reclamebureau voor u advertenties plaatst, krijgt het betreffende bureau persmediakorting (dit bedraagt officieel 15%) op aangeleverde advertenties. Dit heeft voor u als voordeel dat u deze korting kunt meenemen in uw onderhandeling over de prijs die u aan het reclamebureau betaalt. Dit soort kortingen komt bij ontwerpers niet of alleen indirect voor. Hier betaalt u voor alle afgesproken bijkomende zaken.


Rechten
Bedenk dat de rechten van alles wat een reclamebureau voor uw bedrijf maakt vanwege de auteurswet bij het betreffende bureau komen te liggen, tenzij u van tevoren anders overeenkomt. Het feit dat u heeft betaald voor het laten maken van uw eigen logo/huisstijl etc. doet hier niets aan af.


Wilt u de vrijheid hebben om met uw huisstijl, brochures etcetera tussentijds naar een ander reclamebureau over te stappen, koop dan deze rechten af voordat het bureau voor u aan de slag gaat. Overdracht van auteursrecht moet volgens de wet schriftelijk gebeuren. U kunt in een contract bijvoorbeeld vastleggen dat 'de auteursrechten op het ontwerp geheel zullen worden overgedragen aan de opdrachtgever'.

Zorg er verder ook voor dat u als opdrachtgever alle voor u gemaakte films (die een lithograaf maakt om vervolgens bij een drukker met deze films uw drukwerk te kunnen laten drukken) zelf in bezit krijgt. Deze hebt u weer nodig als u, na een mogelijke overstap naar een ander reclamebureau. Bijvoorbeeld bestaande brochures wilt laten herdrukken. U gaat met een reclamebureau in principe een langdurige relatie aan. Dit in tegenstelling tot een ontwerper. De films blijven eigendom van de drukker, tenzij u anders bent overeengekomen.


Verveelvoudigingsrecht
De zelfstandig ontwerper kent het verschil tussen het ontwerphonorarium en het verveelvoudigingsrecht. U betaalt altijd het ontwerphonorarium. Aanvaardt u het ontwerp en wordt het uitgevoerd, dan betaalt u daar bovenop een bepaald percentage voor het recht om het ontwerp te mogen verveelvoudigen.


Zoeken bureau
Om een passend reclamebureau te vinden zult u enig voorwerk moeten doen. Het best is wellicht om vanuit het resultaat te werk te gaan. Ziet u van bedrijven uit uw eigen of een andere branche bepaald reclamewerk dat u aanspreekt, probeer er dan achter te komen welk bureau of welke ontwerper dit heeft gemaakt. Vraag bij opdrachtgevers naar specifieke ervaringen met het betreffende bureau. Doe ook navraag in uw kring van vrienden en kennissen.

Zeker de kleinere reclamebureaus hebben vaak een bepaalde specialiteit ontwikkeld. Het ene bureau is goed in ontwerpen, terwijl het andere uitblinkt in het maken van wekelijkse advertenties met veel productafbeeldingen. Bijvoorbeeld voor detailhandelszaken in de foodsector.


U kunt natuurlijk ook gewoon een keuze maken uit de vele bureaus die zich presenteren in gidsen als:

• De ‘Adformatie Bureau Bijlage’ (verschijnt 1 keer per jaar bij het blad Adformatie);
• De ‘Blauwe Bureaugids’ (verschijnt 2 keer per jaar bij het blad Nieuwstribune);
• De Gouden Gids.

Bedenk echter wel dat een dergelijke keuze altijd tamelijk willekeurig is, met alle risico's van dien.

Een andere belangrijke vraag is: 'Heeft het bureau al een klant die in dezelfde markt met een vergelijkbare onderneming opereert?' Is dat het geval dan kunt u beter een bureau kiezen dat op dit moment niet werkt voor een van uw concurrenten. Heeft het reclamebureau in het verleden voor een concurrent gewerkt, dan speelt dit probleem veel minder. Het is in dat geval eerder een voordeel dan een nadeel vanwege de specifieke ervaring in uw branche.

Kies niet meer dan ongeveer drie bureaus om kennis mee te maken. Bedenk dat kennismaken met een reclamebureau u veel tijd kost en teveel kennismakingsgesprekken uw vergelijking onnodig onoverzichtelijk maken.


Eerste selectie van een aantal bureaus
U zult van tevoren een eerste selectie moeten maken van een aantal in principe geschikte bureaus om vervolgens te komen tot een definitieve keuze. Bij de eerste selectie kunt u de volgende aandachtspunten in acht nemen:


Aandachtspunt 1
Zorg dat het bureau van uw keuze niet te ver weg zit

Behalve het beperken van reistijd en dus kosten heeft dit afstandscriterium nog een ander voordeel. Als u regionaal wilt opereren is het een voordeel als uw bureau het door u te bestrijken gebied kent.


Aandachtspunt 2
Kies een reclamebureau dat past bij de grootte van uw bedrijf

Het voordeel van een groot reclamebureau is dat u daar voor alle zaken die u nodig hebt terecht kunt. Het gaat dan om zaken als ontwerpen, tekst schrijven, lay-out van teksten, illustraties, mediaplanning en marketing. U kunt dan alles in één hand houden en met het betreffende reclamebureau uw strategie bepalen en de uitvoering in vormgeving en organisatie aan hen overlaten. Het maken van reclame is teamwerk, waarbij iedere specialist zijn of haar inbreng heeft.

Het nadeel van grote reclamebureaus is dat ze een kleine opdrachtgever vaak niet voldoende aandacht kunnen geven omdat ze zijn ingesteld op grote klanten met grote budgetten.

Een kleiner reclamebureau bestrijkt vaak een deelterrein en werkt voor de overige terreinen vaak samen met derden. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen daarom vaak nog het best met een relatief klein reclamebureau zakendoen.


Aandachtspunt 3
Kies een bureau dat past bij uw budget

In het algemeen zijn grote bureaus duurder dan kleine bureaus, ofwel: hoe groter het bureau, des te duurder voor de klant.

Grote bureaus werken vaak voor grote klanten en opereren landelijk. Derhalve zijn ze gewend om met relatief grote budgetten te werken. U krijgt bij deze bureaus als klant te maken met een accountmanager die u apart moet betalen. Hij of zij checkt uw briefing, heeft een eigen inbreng vanuit zijn marketingachtergrond en waakt ervoor dat de creatieve voorstellen aan de eisen voldoen.

Deze accountmanager neemt u enerzijds veel kopzorgen uit handen maar kost anderzijds ook veel geld. Is het reclamebudget van uw bedrijf hiervoor te beperkt, kijk dan uit naar een klein adviesbureau, waar vaak niet wordt gewerkt met aparte accountmanagers.

Zorg ervoor dat het betreffende bureau ongeveer de grootte heeft van uw bedrijf. Een klein bureau zal lang niet alle specialisaties in huis hebben, maar wellicht wel datgene kunnen bieden wat u nodig hebt. Het gaat er dus om dat u een bureau op maat vindt, een bureau dat 'past' bij uw budget en beschikt over de dienstverlening die u zoekt. Dat gebeurt vaak via via. Wat zijn de ervaringen bij collega-ondernemers bij u in de buurt?


Aandachtspunt 4
Kies een reclamebureau dat zich heeft bewezen op het gebied van uw vraag

Wilt u een huisstijl laten maken of een mooie brochure? Kies dan een bureau dat goed is in vormgeving. Wilt u veel gaan adverteren, kies dan een bureau dat relatief veel doet op het gebied van mediaplanning.

Om te beoordelen of het bureau van uw keuze voor u het juiste bureau is, kunt u vragen of ze een korte presentatie voor u verzorgen. Voor welke branches hebben ze gewerkt? Spreekt datgene wat ze laten zien u aan? Welke campagnes heeft het bureau verzorgd? Waarom hebben ze het zo aangepakt?


CHECKLIST
Voor het zoeken naar een passend reclamebureau kunt u gebruik maken van de Checklist keuze reclamebureau.

• Is het bureau in uw regio gevestigd?
• Bent u het met het bureau eens over uw reclamedoel en de wijze waarop dit dient te worden gehaald?
• Kunt u goed overweg met de mensen van het bureau?
• Heeft het bureau ervaring met vergelijkbare ondernemingen?
• Spreekt de stijl, vormgeving en aanpak van het bureau u aan?
• Is het bureau qua grootte vergelijkbaar met uw bedrijf?
• Kan uw bedrijf het gevraagde budget van het betreffende bureau betalen?


Nadat u weet wat u met het inschakelen van een reclamebureau wilt bereiken, is de fase van het uitnodigen en vergelijken aangebroken om uiteindelijk het meest geschikte bureau te kunnen kiezen en een opdracht te kunnen verstrekken.


Stappenplan
Dit kunt u doen met het Stappenplan bureauvergelijking.

Stap 1
Zet een aantal gegevens van uw bedrijf op een rij

Dit doet u volgens de methode zoals we hierna in deze paragraaf voor u zullen weergeven (stappenplan 'Briefing reclamebureau').

Noteer in het kort de nodige gegevens over uw bedrijf, uw markt, uw marktpositie, uw doelstellingen ten aanzien van uw producten en marktsegmenten en uw wensen over de samenwerking met het nieuwe reclamebureau.


Stap 2
Organiseer met de bureaus van uw keuze een kennismakingsgesprek bij uw bedrijf

Eerst maakt u een zogenoemde longlist. Dat is een lijst met namen van in principe op het eerste gezicht geschikte kandidaten. Vervolgens maakt u na de kennismaking een shortlist. Dit is een lijst van overgebleven bureaus waarmee u op basis van uw nadere kennismaking wel zaken mee zou willen doen. Zorg er hierbij voor dat er geen twee afspraken op een dag worden gemaakt.


Stap 3
Maak voor uzelf een korte agenda van het kennismakingsgesprek

Laat het reclamebureau beginnen met een korte presentatie van zichzelf. Laat dit niet langer duren dan ongeveer een half uur. Vervolgens licht u gedurende maximaal een uur uw briefing toe. Let daarbij op de reactie van het betreffende reclamebureau. Als het goed, is heeft het bureau meer vragen dan opmerkingen. Noteer de vragen die het bureau aan u stelt. Let ook op of het bureau te kennen geeft goed naar u te kunnen luisteren en uw probleem begrijpt.


Stap 4
Laat iets van uw bedrijf zien

Indien mogelijk kunt u een korte rondleiding geven of iets laten zien van wat uw bedrijf voor uw klanten doet. Bijvoorbeeld via een krantenbericht, foto’s, brochures etcetera. Op deze manier krijgt het reclamebureau de gelegenheid om 'feeling te krijgen' met uw bedrijf.


Stap 5
Geef het betreffende bureau een opdracht mee om uit te werken en later aan u te presenteren

Dit kunt u het best op een A-viertje vastleggen en na afloop van het gesprek overhandigen. Hiermee geeft u duidelijk aan wat u van het betreffende reclamebureau verwacht. Op dit A-viertje kunt u het volgende vragen:

• Een korte beschrijving van de marktproblematiek waarmee uw bedrijf te maken heeft.
• Een door het reclamebureau aangereikte richting waarin de oplossing kan worden gezocht.


Vraag bij het bureau of voor deze opdracht bepaalde kosten in
rekening zullen worden gebracht. Zo ja, spreek dan het honorarium af. Spreek ook een datum af waarop het bureau een voorstel presenteert.

Spreek met het bureau af dat er nog geen creatieve werkzaamheden
worden verricht. Dus nog geen schetsen, teksten, slagzinnen etcetera. Maak nog een keer goed duidelijk dat u nog bezig bent met de keuze van een bureau en nog niet met de reclameopdracht of de reclamecampagne zelf.


Stap 6
Beoordeel de presentaties van de betreffende reclamebureaus

Enige tijd later houden de reclamebureaus de presentatie voor u. Let voor de beoordeling op de volgende aspecten:

• De juiste weergave van uw marktsituatie en uw vraag of probleem;
• De beschrijving en de inhoud van de te volgen strategie;
• Hoe duidelijk is het bureau in de keuze en beschrijving van uw doelgroepen en de thematiek?
• Hoe origineel is de voorgestelde oplossing?
• Hoe haalbaar is de voorgestelde oplossing?
• In hoeverre praat het bureau met u mee en in hoeverre spreekt het bureau u tegen?
• Wat vond u van de presentatie op zich?
• Klikt het persoonlijk tussen u en de opdrachtgever, voelt u elkaar goed aan?


Beoordeel alle bureaus op dezelfde criteria zodat onderling vergelijken mogelijk wordt.

Geef per aspect een rapportcijfer van 1 tot 10 en bepaal per bureau de totale score.

Het bureau met de hoogste score spreekt, als het goed is, u het meeste aan.

Voor een systematische beoordeling kunt u gebruik maken van het hierna afgedrukte scoreformulier Beoordeling reclamebureaus.


Beoordelingsaspecten
Juiste weergave van uw marktsituatie en uw vraag of probleem.
Beschrijving en de inhoud van de te volgen strategie.
Hoe duidelijk is het bureau in de keuze en beschrijving van uw doelgroepen en de thematiek?
Hoe origineel is de voorgestelde oplossing?
Hoe haalbaar is de voorgestelde oplossing?
In hoeverre praat het bureau met u mee en in hoeverre spreekt het bureau u tegen?
Wat vond u van de presentatie op zich?
Klikt het persoonlijk tussen u en de opdrachtgever. Voelt u elkaar goed aan?


Briefen reclamebureau
Als u eenmaal een keuze voor een bepaald bureau hebt gemaakt, komt de fase van de samenwerking in beeld. Of u nu een reclamebureau of een freelancer op het gebied van vormgeving in de arm neemt, bij beiden is een goede briefing van uw kant essentieel. Bij briefing van een reclamebureau gaat het om het instrueren van het bureau door de klant. Het bureau dient uw bedrijfssituatie goed te leren kennen en precies te weten wat u als klant wilt. Pas dan kan het bureau goed werk leveren.

Elke situatie van een klant is weer anders, met andere doelstellingen en andere communicatieproblemen. Ook zal een briefing voor het vormgeven van een brochure of folder anders van aard en minder uitgebreid zijn dan het briefen voor een campagne.

Het eindresultaat van uw opdracht is voor een groot gedeelte afhankelijk van een goede briefing. Een algemene briefingmethode bestaat niet. Er zijn echter wel elementen waaraan u een goede briefing kunt herkennen.


STAPPENPLAN
In het stappenplan Briefing van uw reclamebureau komt u in tien stappen tot een goede briefing.

Stap 1
Bepaal de communicatiedoelstelling van uw reclameactie

Tot welke gewenste resultaten moeten uw communicatie-inspanningen leiden? Bijvoorbeeld 'uw doelgroep vertrouwd maken met uw product'. Veel gehanteerde doelstellingen zijn de volgende:

• Het vergroten van de bekendheid van uw product (vaak bij product(her-)introducties) en/of bedrijf;
• Het bijstellen/verbeteren van het imago bij uw doelgroep: het door u gewenste imago is niet gelijk aan het feitelijke imago;
• Het beïnvloeden van het aankoopgedrag van uw doelgroep (omzetvergroting).

Om uw reclameactie goed te kunnen evalueren is het van belang uw doelstellingen te kwantificeren. Zorg dus zoveel mogelijk voor meetbare doelstellingen. Formuleer uw doelstelling daarom zo concreet mogelijk.

Bijvoorbeeld:
• Hoeveel procent van uw doelgroep kent uw bedrijf op dit moment spontaan en hoeveel procent moet uw bedrijf na afloop van de reclameactie kennen?
• Hoe groot moet uw omzetverhoging zijn en wanneer dient dit te zijn bereikt?

Hoe specifieker uw communicatiedoelstellingen zijn geformuleerd, des te beter meetbaar kunnen de resultaten via onderzoek worden vastgesteld.


Stap 2
Bepaal de doelgroep van uw reclameactie

Omschrijf de doelgroep zo specifiek mogelijk aan de hand van relevante kenmerken. Dit kunnen zowel bedrijfskenmerken zijn (aantal werknemers, branche etc.) als productgerichte criteria. Maak duidelijk op welke markt u opereert met uw producten en diensten. Hierbij kunt u een onderscheid maken tussen de zakelijke markt en de consumentenmarkt.

Wanneer u uw doelgroepomschrijving vaag houdt, loopt u het risico dat uw communicatieboodschap terechtkomt bij een te ruime doelgroep. Dit leidt tot te hoge kosten en relatief te lage resultaten.


Stap 3
Bepaal welke actie u wilt opwekken bij de lezer

Omschrijf duidelijk wat het directe effect moet zijn van uw reclame. Wat wilt u van de ontvanger van uw reclameboodschap? Moet hij of zij een antwoordkaart invullen, naar uw winkel komen, meer informatie aanvragen direct bij u kopen of zelf contact met u opnemen?


Stap 4
Bepaal de unieke kenmerken van uw product of dienst

Waarin onderscheidt uw product zich van dat van de concurrent? Een reclamebureau dient voor het opzetten van een goede
reclamecampagne te beschikken over zowel materiële als immateriële kenmerken. Deze worden dan vervolgens vertaald in klantvoordelen.

Het bureau moet bijvoorbeeld beschikken over informatie betreffende het gebruikte materiaal, bestendigheid tegen slijtage of het gekozen systeem. Belangrijker is nog dat uw reclamebureau beschikt over informatie die aangeeft waarin uw product of dienst zich wezenlijk onderscheidt van uw concurrent.


USP
Dit wordt in vaktaal ook wel het 'unieke verkoopargument' (USP = Unique SellingPoints) genoemd. Denk hierbij aan zaken als extra toepassingsmogelijkheden, vormgeving, een lage prijs of aan andere voor uw klant aantrekkelijke eigenschappen.

Soms zijn de unieke verkoopargumenten direct voor iedereen duidelijk.
In veel gevallen kan dit in werkelijkheid anders liggen dan u vanuit uw positie in eerste instantie hebt bepaald. Zeker bij de minder tastbare verkoopargumenten. Het is daarom aan te bevelen om u hierbij te baseren op marktonderzoek.

Het gebeurt nog wel eens dat bedrijven de impact van hun eigen producten en diensten bij hun doelgroepen niet goed inschatten. Via marktonderzoek kunt u hierachter komen. Om te komen tot van uw concurrent onderscheidende communicatie is het belangrijk dat u zoekt naar die verkoopargumenten die u uniek maken in de markt.


Stap 5
Bepaal de voordelen van deze unieke kenmerken voor de gebruiker

Welke producteigenschappen kunt u in voordelen voor de gebruiker (klantvoordelen) omzetten? De voordelen zijn heel vaak uit te drukken in tijd- en geldbesparing of beperking van bepaalde risico's.


Bijvoorbeeld:
• een speciale uitvoering van uw product die roesten voorkomt;
• een speciale productvorm die zorgt voor veiligheid;
• een functie op uw machine die zorgt voor besparing van energiekosten, etcetera.


Stap 6
Wat is de identiteit van uw bedrijf en de status van uw product?

Hoe wilt u bij de klant overkomen? Omschrijf het beeld dat u voor ogen hebt. Waarin wilt u opvallen? Welk type bedrijven rekent u bij voorkeur tot uw klanten?

Wilt u gezien worden als een degelijk bedrijf dat vooral betrouwbaarheid uitstraalt of als een exclusief bedrijf dat binnen uw regio behoort tot een van de beste in uw branche vanwege bijvoorbeeld de grootte, de uitstraling van uw bedrijfspand, de uitvoering van uw producten of service?

Hebt u een relatief groot bedrijf met afdelingen, geef dan een korte beschrijving van de organisatiestructuur. Denk hierbij aan verschillende divisies van het bedrijf, de relaties tussen de belangrijkste afdelingen en eventueel een stukje geschiedenis. Dit laatste is zeker relevant als het een reeds lang bestaand familiebedrijf betreft.


Stap 7
Wat zijn de reclameactiviteiten van uw concurrenten?

Welke bedrijven bieden soortgelijke producten aan op soortgelijke markten als uw bedrijf? Bepaal welke reclame-uitingen uw concurrenten regionaal of landelijk zoal voeren, zodat u hier optimaal op kunt inspelen. Verzamel deze reclamevormen en berg ze systematisch op in een map, met voor iedere concurrent een apart tabblad. Op deze wijze kunt u goed vergelijken en ziet u eerder bepaalde trends.

Bijvoorbeeld reclamecampagnes of mailactiviteiten, een eigen website op Internet, sponsoring of telemarketing? Hoe kunt u hier optimaal op inspelen? Kunt u het best offensief of defensief handelen?


Stap 8
Welke boodschap wilt u overbrengen?

Geef in een paar zinnen weer welke boodschap moet worden overgebracht, eventueel onderverdeeld in een aantal punten.


Stap 9
Welke is volgens u de beste benadering van uw klanten?

Het aanbieden van uw product of dienst is maatwerk. De wijze waarop dit het best kan gebeuren wordt onder meer bepaald door specifieke omstandigheden, het soort product of dienst en de kenmerken van uw bedrijf. U kunt kiezen uit benaderingen als rationeel, emotioneel/dramatisch, ludiek/humoristisch of populair en swingend. Maar u kunt ook kiezen voor een combinatie van ogenschijnlijk tegengestelde kenmerken, zoals een serieuze benadering met een humoristische ondertoon.

Ook kunt u zich uitspreken voor een bepaalde communicatieoptie, waarmee u uw reclamebureau enige houvast geeft.

Voorbeelden van communicatieopties zijn:
• De keuze voor een visuele benadering gericht op beelden of juist voor een tekstuele benadering gericht op tekst;
• Is uw boodschap informerend of juist positionerend (moet uw bedrijf op een bepaalde manier worden gezien en ervaren door de klant).

U kunt in het aangeven van uw voorkeur nog een stap verdergaan en aangeven naar welk communicatiemiddel uw voorkeur uitgaat en wat tot nu toe uw ervaringen zijn. Het reclamebureau kan hier dan vervolgens rekening mee houden bij de creatieve vertaling van uw briefing.

Belangrijke communicatiemiddelen waaruit u kunt kiezen zijn ondermeer:

• Direct-mail;
• Televisie en radio (ook: lokale tv en radio!);
• Bioscoopreclame;
• Advertenties in dag- en weekbladen en vakbladen;
• Brievenbusreclame;
• Vormen van buitenreclame (busreclame, billboards en abri's).

Stap 10
Bepaal ten slotte het beschikbare budget en de planning

De hoogte van het beschikbare budget is bepalend voor de eisen die u kunt stellen aan zaken als aantal kleuren, aantal plaatsingen, soorten materiaal, formaten, aantal pagina's en bijvoorbeeld wel of geen fotografie. Uw budget bepaalt dan ook uiteindelijk de wijze waarop uw plannen kunnen worden uitgevoerd.

Vraag het reclamebureau altijd vooraf een specificatie van de uren en uurtarieven van de verschillende mensen die aan uw opdracht werken. Reclamebureaus hanteren meestal uurtarieven, die per medewerker sterk uiteen kunnen lopen. Strategisch advies en creativiteit kosten doorgaans meer dan het uitwerken van concepten. Laat door het reclamebureau een begroting maken.

Maak bij het opstellen van uw budget onderscheid tussen de ontwikkeling en de uitwerking van creatieve voorstellen. De ontwikkeling wordt vaak gedaan door een art director, terwijl de reclamestudio de uitwerking voor haar rekening neemt. Door dit onderscheid te maken krijgt u beter zicht op de aan u berekende prijzen en kunt u als opdrachtgever de opdracht beter sturen. Het is aan te bevelen om ontwerp en uitvoering in één hand te houden omdat er anders voor het eindresultaat teveel contacten nodig zijn. Dit vergroot de kans op fouten.


Gun uw reclamemaker in de conceptfase voldoende tijd om een goed product te realiseren. Zet u teveel druk op de planning dan loopt u de kans op fouten, waardoor het resultaat weer over moet. En dat kost uiteindelijk meer tijd dan uw opdracht in één keer goed uitvoeren. Vertraging in de uitvoering kan veroorzaakt worden door het reclamebureau, maar ook door de opdrachtgever.

Zie er als opdrachtgever daarom op toe dat er binnen uw eigen bedrijf geen concepten of teksten te lang blijven liggen alvorens ze worden beoordeeld en weer teruggestuurd naar het reclamebureau. Bij het reclamebureau is een speciale afdeling 'traffic' die de route van elke productie bewaakt. U bespreekt de planning van uw opdracht met de betreffende traffic-manager. In principe hebt u alleen met hem of haar contact.


Samenwerking
Gaat u definitief met het bureau van uw keuze samenwerken, let dan op de volgende punten:

Afspraken
Leg bij elke campagne/opdracht vooraf zoveel mogelijk onderdelen
uit het stappenplan Briefing reclamebureau schriftelijk vast. Denk daarbij aan concrete zaken als doelstelling/doelgroep, de media, de kosten en de planning.

Honorering
Hoe gedetailleerder de kosten zijn omschreven, hoe minder u de kans loopt op onaangename verrassingen. De volgende honoreringssystemen worden vaak in de praktijk toegepast:

• U betaalt op basis van een vastliggende begroting;
• U betaalt de kosten en een vaste opslag;
• U ontvangt een deel van de mediacommissie ( 15%) retour, het bureau brengt u daarvoor gewerkte uren in rekening. ( Alleen haalbaar bij omvangrijke budgetten);
• U betaalt een maandelijks vast bedrag als vergoeding;
• Een mengvorm van de eerste vier methoden, op maat te maken.


Leg vast wie bij het bureau de eindverantwoordelijke voor uw account is. Wie de dagelijkse contacten verzorgt, welke creatieve teams voor u werken en hoe vaak u kostenoverzichten krijgt.

Auteursrechten regelen
Maak goede afspraken over de auteursrechten. In de praktijk kunnen de rechten na betaling worden overgedragen of ze blijven bij
het reclamebureau. In dat geval kunt u afspreken dat u de creatieve uitingen na een eventuele beëindiging van uw relatie met het betreffende reclamebureau kunt blijven gebruiken voor het doel waarvoor u het hebt laten maken.

Laat in de offerte opnemen bij wie de auteursrechten berusten en welk bedrag bij overdracht van de rechten van het reclamebureau naar de klant zal worden betaald.


Debriefing
Zet uw briefing altijd op papier. Een schriftelijke briefing schept voor alle betrokkenen duidelijkheid met betrekking tot doelstellingen, doelgroepen en do’s en don’ts.

Vraag een debriefing van het reclamebureau, zodat u vooraf kunt zien of u op dezelfde golflengte zit. Een debriefing is een schriftelijke bevestiging van het bureau waarin wordt aangegeven wat het bureau precies voor u gaat doen.

Dit is zeker aan te bevelen als u uw reclamebureau een mondelinge briefing geeft.



Wilt u Meer Omzet Maken met Praktische Verkooptools?

Meld u zich dan vandaag nog aan als gebruiker van de Portal Orders en Opdrachten Binnenhalen

Deze portal bevat vele handige Verkooptools die uw omzet merkbaar zullen vergroten! 

Zoals Software voor het schrijven van een scorende offerte, een sterk Belscript of een wervende verkoopbrief. 

Maar ook Tools voor verkoop via Internet en Social Media en Tools voor verkoop via een Franchise formule. 

En natuurijk tools voor het maken van allerlei marketingplannen en verkoopplannen. 

Met maandelijks een aanvulling van Nieuwe Verkooptools!


Aanmelden 

Meld u aan voor een jaargebruik en ontvang geheel gratis als welkomstgeschenk de Software Offertes Schrijveninclusief een Handige Rekentool en een Boekje met tips over het schrijven van scorende Offertes (Winkelwaarde  EURO 69,- excl. BTW) 

Klik hier voo
r meer informatie

Klik hier om u direct aan te melden 

 

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel  behoort tot onze portal  Orders & Opdrachten Binnenhalen Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen. 

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.   

CD-ROM Acquisitie

CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager

Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven

Software Verkoopbrief Schrijven

Software Belscript Schrijven

Vergelijkbare artikelen
zakendoen met marketingadviesbureaus
zakendoen met reclamebureaus
zaken doen met pr- of communicatieadviesbureaus
zaken doen met een tekstbureau of een tekstschrijver
zakendoen met een marktonderzoekbureau



Nieuwe abonnees ontvangen geheel gratis de CD-ROM Grip op Offertes Schrijven, inclusief een handzaam boekje over het schrijven van scorende Offertes. (winkelwaarde € 69,-). Deze CD-ROM is speciaal ontwikkeld voor verkoopmedewerkers die offertes schrijven.

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.