Communicatieplan: Wat opnemen in een Communicatieplan?
Een communicatieplan beschrijft stap voor stap wat er tegen wie, hoe wordt gecommuniceerd. En ook wanneer dat gebeurt. Een analyse vooraf kan erg verhelderend werken. Tijdens deze analyse onderzoek je wat er aan de hand is en waarom communicatie nodig is. Wat zijn de achtergronden? Wat zijn sterke en zwakke punten?
De eerste en belangrijkste vraag die u uzelf moet stellen is: “Wat is de aanleiding, de noodzaak tot dit communicatieplan?” Met andere woorden wat is het communicatieprobleem? Vaak is de formulering te weinig specifiek en daardoor onjuist. Zo beschrijft men veelal een situatie die op zich geen communicatieknelpunt is, maar wel de aanleiding kan zijn voor zo’n knelpunt.
De volgende stap is het ontwikkelen van de strategie. Bij dit onderdeel beschrijft u op welke wijze u welk effect bij welke doelgroepen wilt bereiken.
Bij wie wil ik wat bereiken? Beschrijf op welke doelgroepen de communicatie zich richt. Belangrijk is om doelgroepen te onderscheiden, bijvoorbeeld Individuele medewerkers, het management of de klanten.
Om uw uiteindelijke boodschap zo goed mogelijk te formuleren is het belangrijk om uw doelgroepen in kaart te brengen. Per doelgroep kunt u aan de hand van de volgende vragen een profiel maken: Wat weten ze al? Wat vinden ze van ons bedrijf of onze organisatie? Wat vinden ze van het onderwerp? Wat willen ze? Wat willen ze weten? Enzovoort.
De doelstelling geeft aan wat de organisatie na de communicatie-inzet qua kennis, houding of gedrag bij de doelgroep wil hebben bereikt. Voordat u start met het schrijven van een communicatieplan moet duidelijk zijn wat u wilt bereiken met uw communicatieactiviteiten.
Formuleer uw doelstellingen altijd concreet, meetbaar, met tijdsaanduiding en realistisch.
De boodschap vloeit als het ware voort uit de doelstellingen die u per doelgroep hebt geformuleerd.
Bij de keuze van in te zetten middelen geeft u een overzicht van de communicatieactiviteiten en communicatiemiddelen die uw bedrijf of organisatie inzet. Per middel (bijvoorbeeld een nieuwsbrief, een folder of een website) geeft u aan voor welke doelgroep het bestemd is en wat het doel is.
In de planning geeft u aan wanneer welke communicatieactiviteit wordt uitgevoerd en wie verantwoordelijk is voor de actie. Met een goede planning bewaaktj u de voortgang van de uitvoering van het communicatieplan.
Met een begroting op hoofdlijnen maakt u een kostenraming voor de uitvoering van het communicatieplan.
Beschrijf tot slot op welke wijze u de communicatie wilt evalueren.
Tools voor de Communicatie Praktijk Heeft u behoefte aan digitale ondersteuning in de vorm van een Model Communicatieplan en een aantal voorbeelden van Communicatieplannen? Naast vele andere Tools, Stappenplannen, Checklists en Voorbeeldmodellen van andere communicatieonderwerpen? Meld u dan aan als gebruiker van de portal Tools voor de Communicatie Praktijk. U kunt daar gebruik maken van meer dan honderd Modellen, Checklists, Stappenplannen en Tools voor een optimale bedrijfscommunicatie. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
