Hoe lang boekhouding bewaren verplicht is, hangt af van of je particulier bent of ondernemer. Dit is niet voor iedereen hetzelfde. Toch is het goed om te weten wat de regels zijn. Zo voorkom je problemen met de Belastingdienst en heb je altijd je gegevens bij de hand als dat nodig is.
Wat is het doel van je administratie bewaren
Het bewaren van je administratie is belangrijk, omdat je zo kunt laten zien hoe je inkomsten en uitgaven zijn geweest. De Belastingdienst mag controleren of je de juiste bedragen hebt opgegeven. Ook kun je soms zelf oudere gegevens nodig hebben, bijvoorbeeld voor je eigen overzicht of bij vragen van een organisatie. Het bewaren van je boekhouding is dus niet alleen voor de Belastingdienst nuttig, maar ook voor jezelf. Met een goede administratie kun je makkelijker snel iets terugvinden.
De bewaartermijn voor particulieren en bedrijven
Voor particulieren bestaat geen wettelijke plicht om hun gegevens te bewaren. Je hoeft dus niet verplicht je loonstroken of bankafschriften te bewaren. Toch mag de Belastingdienst tot 5 jaar terug aan jou vragen om zaken te bewijzen. Daarom is het slim om je financiële documenten, zoals loonstroken, hypotheekgegevens en bankafschriften, minimaal 5 jaar te bewaren. Voor ondernemers ligt dit anders. Als je een bedrijf hebt, moet je je boekhouding meestal 7 jaar bewaren. Gegevens over vastgoed, zoals huizen en stukken grond, moeten zelfs 10 jaar worden bewaard. Deze regels zijn er zodat de Belastingdienst jouw gegevens goed kan controleren als dat nodig is.
Welke documenten vallen onder de administratie
De administratie bestaat uit alles wat je inkomsten en uitgaven vastlegt. Denk hierbij aan facturen, bonnen, kassabonnen, bankafschriften, contracten, offertes en jaarrekeningen. Ook agenda’s, mails en contracten met klanten horen erbij als ze over geld gaan. Voor bedrijven moeten ook de voorraadlijsten en afspraken over betalingen worden bewaard. Bij particulieren gaat het vaker om loonstroken, belastingpapieren en bankafschriften. Als je twijfelt of iets bij de administratie hoort, kun je het beter toch bewaren. Vaak is het fijner iets te veel dan te weinig bewaard te hebben.
Boekhouding digitaal of op papier opslaan
Tegenwoordig bewaren veel mensen hun administratie digitaal. Dit is toegestaan, zolang de documenten leesbaar en makkelijk terug te vinden zijn. Voor een bedrijf geldt dat de Belastingdienst de digitale administratie moet kunnen inzien. Sla daarom je bestanden veilig op, bijvoorbeeld in de cloud of op een externe schijf. Vernietig papieren documenten pas nadat je zeker weet dat ze goed zijn opgeslagen. Let erop dat je digitale bonnen, facturen en e-mails niet kwijtraakt door computerproblemen. Bij twijfel maak je altijd een extra back-up.
Wat gebeurt er als je de boekhouding niet lang genoeg bewaart
Als je je administratie niet lang genoeg bewaart, kun je in de problemen komen. De Belastingdienst kan dan vragen om oude documenten waar je geen bewijs meer van hebt. Dit kan soms leiden tot een naheffing of zelfs een boete, omdat je niet kunt laten zien hoe je inkomsten en uitgaven zijn geweest. Bij controles moet je dus kunnen aantonen dat alles klopt. Ook voor jezelf kun je spijt krijgen als je iets te snel weggooit en later bewijs moet leveren bij een geschil of vraag over eerdere betalingen.
Veelgestelde vragen over hoe lang boekhouding bewaren
- Moet ik als particulier mijn administratie bewaren? Als particulier ben je niet verplicht om je financiële gegevens te bewaren, maar het is verstandig om belangrijke papieren zeker 5 jaar te bewaren. Zo kun je bewijs leveren als dat wordt gevraagd.
- Hoe lang moet een ondernemer de boekhouding bewaren? Een ondernemer is verplicht om de boekhouding 7 jaar te bewaren. Gegevens over vastgoed zoals huizen en grond moeten 10 jaar bewaard blijven.
- Mogen digitale administratie en ingescande documenten de papieren versie vervangen? Ja, digitale documenten zijn toegestaan, zolang ze duidelijk leesbaar zijn en makkelijk terug te vinden, zodat de Belastingdienst ze kan controleren als dat nodig is.
- Wat gebeurt er als ik te snel een document weggooi? Als je een document te snel weggooit, kun je bij een controle geen bewijs meer leveren en dit kan leiden tot een naheffing of boete van de Belastingdienst. Het is dus verstandig om documenten eerst goed te bewaren voordat je iets wegdoet.