Het totale inkoopproces is opgebouwd uit een aantal verschillende onderdelen. Door deze onderdelen apart weer te geven krijgt u een beter beeld van het totale inkoopproces. Ook kunt u zich per onderdeel beter afvragen hoe u hier op dit moment mee omgaat en waar u nog verbeteringen kunt aanbrengen. Daarom vindt u in dit hoofdstuk een nadere uitwerking van deze onderdelen van het inkoopproces.
Onderdeel 1
Wat koopt u in?
Bij dit onderdeel gaat het enerzijds om de vraag welke producten u zélf produceert of welke diensten u zélf uitvoert en anderzijds om de vraag welke producten of diensten u via derden inkoopt.
De meeste producten (zoals kantoorartikelen) kunt u niet zelf produceren. U zult deze dus zelf moeten inkopen. Dat geldt zeker voor grondstoffen en halffabrikaten. Bij bepaalde diensten hebt u echter wel een keuze: besteedt u bijvoorbeeld uw boekhouding, de schoonmaak van uw bedrijf of bepaalde ondersteunende werkzaamheden uit of doet u dit zelf? Voor zulke diensten kan het zeer aantrekkelijk zijn om, in plaats van uitvoering door eigen personeel, gebruik te maken van buitenstaanders. Daarbij kunt u denken aan freelancers of een bepaald bedrijf waarmee u een contract voor een beperkte duur afsluit.
Voorbeeld
Voorbeelden van ondersteunende activiteiten die u kunt uitbesteden zijn:
• bewaking;
• catering;
• computerservice/helpdesk;
• administratie;
• personeelszaken;
• schoonmaak van uw bedrijfspand;
• onderhoud in en rond uw bedrijfspand, zoals schilder- en timmerwerk.
U zou er ook over kunnen nadenken om activiteiten als inkoop, assemblage en transport uit te besteden.
Onderdeel 2
Hoeveel koopt u in?
Zodra u hebt bepaald wát u wilt inkopen, moet u vaststellen hoeveel u van derden wilt betrekken. Koopt u te weinig in van een bepaald product of een bepaalde grondstof, dan komt u tekort. Koopt u te veel in dan zit u (ondanks mogelijk ontvangen korting) met een te grote voorraad die u wel moet voorfinancieren. Om uw voorraadbeheer optimaal te krijgen en te houden, hebt u per periode gebruikscijfers en verkoopcijfers nodig. Pas dan krijgt u inzicht in de hoeveelheden die u per tijdseenheid moet inkopen.
Probeer een contract af te sluiten met uw leverancier voor een grote hoeveelheid op lange termijn. Probeer hierbij gespreide leveringen in kleine hoeveelheden te bedingen.
Onderdeel 3
Wie koopt in?
Bij kleine bedrijven ligt de inkoopfunctie bij één persoon (of een beperkt aantal personen). Deze persoon voert naast de inkoopfunctie ook nog diverse andere taken uit. Hierdoor is inkoop al gauw niets meer dan het bestellen van producten of diensten en de administratieve begeleiding daarvan.
Als u een inkoopfunctie goed wilt laten uitvoeren, hebt u iemand nodig die de markt goed kent, verstand heeft van de technologie en het vak in uw bedrijf en die kostprijsberekeningen kan maken.
Onderdeel 4
Wanneer inkopen?
Dit vierde onderdeel (‘wanneer inkopen?’) heeft te maken met de timing van het inkoopproces.
Een belangrijk aspect is de leveringstermijn. Dat is de tijd tussen het plaatsen van de bestelling en het ogenblik van levering door een leverancier.
Leveringstermijnen variëren nog wel eens en worden vaak langer naarmate de positie van de verkoper (leverancier) sterker is. Een leverancier heeft bijvoorbeeld een sterke positie in een marktsituatie waar de vraag het aanbod verre overtreft. U kunt dan immers moeilijk overstappen naar een andere leverancier: daar komt u dan weer onderaan op de wachtlijst te staan.
Kies het moment van inkopen zo dat de levering op tijd gerealiseerd kan worden. Bent u te laat met uw bestelling dan berekenen leveranciers vaak toeslagen (voor bijvoorbeeld extra loonkosten vanwege overwerk of bepaalde koeriersdiensten) om uw bestelling toch nog te kunnen realiseren. Bestelt u tijdig (zodanig dat uw leverancier zonder extra moeite u op normale wijze kan leveren) dan is soms levering tegen gunstige financiële condities mogelijk. Bestelt u bijvoorbeeld drie weken van te voren bepaald drukwerk bij een drukker, dan kan deze uw drukopdracht efficiënt inplannen en u in ruil hiervoor een scherpe inkoopprijs berekenen.
Zorg ervoor dat u als inkoper goed op de hoogte bent van de levertijden van uw leveranciers.
Onderdeel 5
Tegen welke prijs?
De vraag tegen welke prijs u inkoopt kunt u op drie verschillende manieren beantwoorden. De prijs is:
• kostenafhankelijk;
• marktafhankelijk;
• concurrentieafhankelijk.
• Kostenafhankelijk
Bij een kostenafhankelijke benadering moet u inzicht hebben in de kosten die uw leverancier moet maken om materialen, producten of diensten te leveren. Vervolgens maakt u een eigen kostprijsberekening, waarmee u een goede prijs kunt afdwingen. Hiervoor hebt u behalve relatief veel marktkennis ook onderhandelingsvaardigheden nodig. U moet immers via een onderhandeling een voor u acceptabele prijs proberen af te spreken.
Probeer via uw relaties te achterhalen wat de kostprijs is van het door u gevraagde product. Vraag anderen ook wat zij zoal betalen voor hetzelfde product of dezelfde dienst. U kunt de kostprijs wellicht (grotendeels) achterhalen door een aantal verschillende offertes op te vragen met een gedetailleerde kostprijsberekening.
• Marktafhankelijk
Bij een marktafhankelijke benadering hebben zowel de verkoper als u als inkoper geen invloed op de prijs. De prijs wordt namelijk bepaald door factoren waarop de markt van vraag en aanbod geen invloed heeft. Daarbij kunt u denken aan bijvoorbeeld door de overheid of een bepaalde beroepsgroep vastgestelde tarieven (bijvoorbeeld milieuheffingen) of notaristarieven, die tot voor kort vastlagen.
• Concurrentieafhankelijk
Bij een concurrentieafhankelijke benadering kunt u de kostprijs van geleverde producten en diensten moeilijk inschatten. Hierbij gaat u uit van voldoende concurrentie tussen verschillende aanbieders. Voldoende concurrentie moet leiden tot een zo laag mogelijke prijs. U vraagt in deze situatie een beperkt aantal leveranciers om een offerte, waarna u de leverancier met de gunstigste offerte uitkiest.
Onderdeel 6
Waar koopt u in?
De vraag waar u inkoopt is afhankelijk van een aantal aspecten. Hierna vindt u een korte uitwerking van elk aspect. De plaats waar u inkoopt is afhankelijk van:
• de vestigingsplaats van de leverancier;
• de bedrijfsgrootte van de leverancier;
• de kosten om zelf te importeren;
• het aantal leveranciers bij wie u inkoopt.
• De vestigingsplaats van de leverancier
De vraag waar u inkoopt heeft onder andere te maken met de vestigingsplaats van uw leverancier. Voor sommige producten en diensten is dit niet zo belangrijk. Voor de levering van andere producten juist weer wel.
Voorbeeld
Wanneer u kantoorartikelen inkoopt, maakt het niet uit waar uw leverancier is gevestigd. Meestal leveren zulke bedrijven landelijk en worden boven een bepaald aankoopbedrag geen bezorgkosten in rekening gebracht.
Als u het onderhoud van uw computers uitbesteedt aan een automatiseringsbureau, dan zal de adviseur die regelmatig in uw bedrijf werkt u reis- en verblijfkosten berekenen. Bovendien zult u langer moeten wachten totdat uw automatiseringsadviseur langskomt om mogelijke storingen te verhelpen. Een adviseur bij u in de buurt geniet dus de voorkeur boven een adviseur ver bij u vandaan.
• De bedrijfsgrootte van de leverancier
Een ander aspect is de omvang van uw leverancier. Moet u juist een groot bedrijf of liever een klein bedrijf hebben? En waarom? Doet u uw inkoop in Nederland of in het buitenland?
Grote leveranciers zijn het meest geschikt voor producten en grondstoffen waarvan u in grote mate voor de productie en levering van uw eigen producten en diensten afhankelijk bent. Omdat grote bedrijven niet zo snel failliet gaan, hoeft u zelf geen problemen te verwachten door bijvoorbeeld een faillissement. Voor de overige producten en diensten kunt u goede zaken doen met kleine en middelgrote bedrijven. Zodra deze ophouden met leveren, kunt u relatief gemakkelijk overstappen naar een andere leverancier zonder dat direct uw eigen leveringen in de problemen komen.
• De kosten om zelf te importeren
Soms kan het aantrekkelijk zijn uw producten in te kopen in het buitenland. Met name leveranciers in een aantal landen in Zuidoost-Azië kunnen goedkope producten leveren door lage lonen en de lage overheadkosten. De totale kosten (inclusief transportkosten) zijn voor u vaak nog lager dan die van producten in Europa en Amerika. Dit geldt vooral als u uw producten uit Hongkong, Taiwan, Zuid-Korea en Singapore importeert.
Zoek buitenlandse partners om inzicht te verkrijgen in lokale prijzen en aangeboden producten. Als u al contacten hebt met bedrijven in het buitenland, kunt u hen vragen of ze u prijsinformatie willen opsturen. Op deze manier kunt u eenvoudig de prijzen tussen de Nederlandse en de buitenlandse aanbieders vergelijken.
• Het aantal leveranciers bij wie u inkoopt
Een ander aspect is het aantal leveranciers. Koopt u alles bij één en dezelfde leverancier of hebt u liever u meerdere leveranciers?
1. Eén leverancier
Als u voor één leverancier kiest, dan zal uw keuze wellicht gebaseerd zijn op een kostenafhankelijke benadering (zie eerder in dit hoofdstuk). U weet de kostprijzen van de leverancier en u komt door scherp onderhandelen tot de laagste prijs.
Ga regelmatig na of u nog steeds een optimale prijs betaalt. Kostprijzen kunnen in de loop van de tijd veranderen. Vraag af en toe een offerte op om te bekijken of u nog steeds de laagste prijs voor de geboden kwaliteit betaalt.
Twee belangrijke voordelen van het hebben van één leverancier zijn: u hoeft minder vaak (nieuwe) contracten af te sluiten en u hoeft minder contacten te onderhouden met verschillende leveranciers.
2. Verschillende leveranciers
Gaat u uit van een inkoopstrategie waarbij uw prijzen concurrentieafhankelijk zijn, dan zult u geneigd zijn te kiezen voor meer leveranciers. Het grote voordeel van twee of meer verschillende leveranciers is dat u steeds weer de berekende prijzen en de geleverde kwaliteiten kunt vergelijken. Bovendien geniet u een grote bevoorradingszekerheid. Want als een bepaald product bij leverancier A niet leverbaar is, is de kans groot dat leverancier B u wel van het gevraagde product kan voorzien.
Onderdeel 7
Hoe inkopen?
U kunt op verschillende manieren inkopen. Dit is afhankelijk van wat u wilt inkopen. In het gedeelte over de strategische aspecten van inkoop leest u waarom u voor alledaagse goederen het best gebruik kunt maken van catalogi, bepaalde software van de leverancier of Internet. Ook leest u in dit gedeelte waarom u voor producten en diensten die uniek zijn en relatief veel geld kosten het best gebruik kunt maken van het offerte-instrument. Tot slot legt dat gedeelte uit dat u voor strategisch belangrijke producten en diensten het best een aparte samenwerkingsovereenkomst kunt aangaan.