Eén van de bedrijfsmiddelen waar geen enkele ondernemer om heen kan, is een koffiemachine. In Nederland is een kop koffie onlosmakelijk met de werkvloer verbonden. Uiteraard zijn er ook mensen die geen koffie drinken, maar een professioneel koffieapparaat is onderdeel van de basisuitrusting van elk bedrijf.

Op financieel vlak zijn er diverse opties voor het verkrijgen van een koffiemachine. De eerste overweging is natuurlijk: lease of huur dan wel kopen? Maak daarbij bewust de overweging om een koffiemachine te huren of te leasen in plaats van te kopen. Een maandelijkse betaling voorkomt een hogere initiële investering en vermindert het risico van onverwachte kosten voor onderhoud of veroudering. Overigens kan in geval van koop een tweedehands apparaat een goed alternatief zijn. Sommige apparaten zijn nog zo goed als nieuw en worden inclusief garantie geleverd, maar de eerste hoge afschrijving is dan al achter de rug.

Naast aanschaf of maandelijkse kosten, speelt ook het energieverbruik van een koffiemachine een rol. Zeker nu de energiekosten voor veel bedrijven flink gestegen zijn. Kies daarom een koffiemachine die energie-efficiënt is. Dit zal leiden tot lagere energiekosten en een lagere impact op het milieu. Naast de financiële overwegingen zijn er ook andere factoren die een rol spelen bij het selecteren van een koffiemachine. Denk aan de verschillende type koffiemachines en koffie met melk varianten. Zo is het raadzaam om een lijstje met criteria op te stellen om op basis daarvan de beste oplossing voor jouw bedrijf te vinden.

Instant koffiemachine is vaak een goedkopere en makkelijke optie voor bedrijven, omdat ze minder kosten veroorzaken voor aanschaf, onderhoud en energie dan professionele koffiemachines. Als een bedrijf relatief weinig koffie verbruikt, kan een instant koffiemachine financieel voordeliger zijn dan een volautomatische koffiemachine, omdat deze geen grote hoeveelheden koffiebonen, melk en andere ingrediënten nodig heeft.

Kenmerken van Instant koffiemachines zijn verder:

• Snelheid: deze machines zijn meestal snel in het maken van koffie, omdat er geen tijd nodig is om de koffiebonen te malen.
• Gemak: deze machines zijn eenvoudig te bedienen en vereisen weinig onderhoud.
• Flexibiliteit: deze machines kunnen vaak meerdere soorten koffie maken, zoals cappuccino, latte macchiato, espresso koffie etc.

Houd er wel rekening mee dat instant koffie kwalitatief iets minder kan zijn dan koffie gemaakt met professionele machines of gemalen koffiebonen. Bedrijven die kwalitatief hoogwaardige koffie willen serveren zullen wellicht eerder kiezen voor professionele koffiemachines met ook opties voor verse melk.

Welke variant je ook kiest, zorg ervoor dat de koffiemachine regelmatig wordt onderhouden en schoongemaakt volgens de aanbeveling van de fabrikant. Dit kan helpen om de levensduur van de koffiemachine te verlengen en de kosten voor reparaties te verminderen. Bij professionele leveranciers is er vaak de mogelijkheid een onderhoudscontract af te sluiten. Dit voorkomt dat je als ondernemer tijd kwijt bent aan defecte apparaten en verlengt de levensduur van het apparaat. Bij huur of lease zit het onderhoud vaak standaard bij het contract inbegrepen. 

Denk bij de selectie van een leverancier niet alleen aan het apparaat maar ook aan het beleveren van koffie en eventuele bijproducten zoals suiker, bekers, roerstaafjes etc. Professionele leveranciers kunnen veelal periodiek jouw voorraad aanvullen, zodat hier geen kostbare tijd aan verloren gaat. Natuurlijk zitten er ook prijsverschillen tussen de diverse koffieleveranciers, dus ook de prijs van deze verbruiksartikelen moet een rol spelen bij de financiële overwegingen rondom de aanschaf.

En tot slot, vergeet niet ook de medewerkers te betrekken bij de keuze voor een koffieleverancier, bijvoorbeeld door een koffie proefsessie te houden, want over smaak valt niet te twisten!