Een wervingsproces begint al lang voordat er een vacature online staat. Het is het geheel van stappen dat een organisatie doorloopt om de juiste persoon voor een functie te vinden. Veel mensen denken dat werving alleen gaat over het plaatsen van een advertentie, maar er komt veel meer bij kijken. Wie dat proces goed aanpakt, vergroot de kans op een goede match tussen werkgever en kandidaat. Wie het overslaat of te snel doet, merkt dat al snel aan het resultaat.
De voorbereiding bepaalt het succes
Voordat een organisatie op zoek gaat naar kandidaten, is het slim om goed na te denken over de functie zelf. Wat wordt er precies verwacht van de nieuwe medewerker? Welke kennis en ervaring zijn nodig? En past de functie binnen het team? Dit heet ook wel de functiebeschrijving of het functieprofiel. Hoe duidelijker dit profiel is, hoe makkelijker het later wordt om goede kandidaten te herkennen. Veel organisaties slaan deze stap over omdat ze snel iemand nodig hebben. Dat is begrijpelijk, maar het leidt er vaak toe dat er mensen worden aangenomen die toch niet goed passen. Een paar uur voorbereiding kan weken zoekwerk schelen.
Kandidaten aantrekken via de juiste kanalen
Als het profiel duidelijk is, begint de zoektocht naar geschikte mensen. Dat kan via een vacature op een jobsite, via sociale media, via het eigen netwerk of via een bureau dat zich bezighoudt met recruitment. Welk kanaal het beste werkt, hangt af van de functie en de doelgroep. Voor technisch werk zijn andere kanalen handig dan voor creatieve functies. De vacaturetekst zelf speelt ook een grote rol. Een tekst die duidelijk en eerlijk is, trekt mensen aan die echt bij de functie passen. Vage of overdreven omschrijvingen zorgen juist voor teleurstelling aan beide kanten. Naast externe werving kijken sommige organisaties ook intern: misschien is er al iemand binnen het bedrijf die de stap wil maken.
Selecteren: van sollicitatie tot keuze
Zodra de sollicitaties binnenkomen, begint het selectieproces. Dit is een apart onderdeel van het totale traject, al loopt het er nauw mee samen. Eerst worden de brieven en cv’s doorgenomen om te kijken wie voldoet aan de basisvereisten. Daarna volgen gesprekken, soms een opdracht of een assessment, en uiteindelijk een keuze. Goede selectie is meer dan kijken naar een cv. Het gaat ook om de manier waarop iemand communiceert, hoe iemand omgaat met vragen en of iemand past binnen de cultuur van de organisatie. Dat laatste is moeilijker te meten, maar minstens zo belangrijk. Een kandidaat met iets minder ervaring maar een goede houding kan beter zijn dan iemand met een indrukwekkend cv maar weinig motivatie.
Na de aanname: het proces stopt niet bij een handdruk
Een goede aanpak eindigt niet op het moment dat iemand tekent. De periode daarna, ook wel onboarding genoemd, is een verlengstuk van alles wat ervoor komt. Een nieuwe medewerker die zich welkom voelt, goed wordt ingewerkt en snel begrijpt hoe de organisatie werkt, is eerder productief en blijft ook langer. Organisaties die hier weinig aandacht aan besteden, zien nieuwe mensen soms al na een paar maanden weer vertrekken. Dan begint het hele traject opnieuw. Dat kost veel tijd en geld. Door ook de eerste weken en maanden serieus te nemen, wordt de investering in het zoeken en selecteren van mensen pas echt de moeite waard.
Veelgestelde vragen over het wervingsproces
Wat is het verschil tussen werving en selectie?
Werving gaat over het aantrekken van kandidaten, bijvoorbeeld via een vacature of via een netwerk. Selectie is de stap daarna: het beoordelen van de kandidaten en het maken van een keuze. De twee hangen samen, maar het zijn aparte onderdelen van het totale traject.
Hoe lang duurt een gemiddeld wervingstraject?
Een gemiddeld wervingstraject duurt in Nederland tussen de vier en acht weken. Dat hangt af van het type functie, het aantal sollicitanten en hoe snel de organisatie beslissingen neemt. Voor hogere of specialistische functies kan het langer duren.
Wanneer is het slim om een extern bureau in te schakelen?
Het inschakelen van een extern bureau is handig als een organisatie weinig tijd heeft, zelf weinig ervaring heeft met het zoeken naar personeel, of als het gaat om een schaarse of specialistische functie. Een bureau heeft vaak een groter netwerk en meer ervaring met het bereiken van de juiste mensen.
Wat is een functieprofiel en waarom is het belangrijk?
Een functieprofiel is een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en vereisten die horen bij een functie. Het helpt om duidelijk te maken wat de organisatie zoekt. Zonder een duidelijk profiel is het moeilijk om goede kandidaten te herkennen en te beoordelen.