Als u een eigen bedrijf heeft, moet u een goede boekhouding bijhouden of laten bijhouden. U kunt de boekhouding in eigen beheer doen of uitbesteden aan een accountant of boekhouder. Heeft u geen of weinig verstand van boekhouden, dan is de keus meestal snel gemaakt. Wilt u zo weinig mogelijk te maken hebben met de boekhouding, dan heeft u twee opties: een accountant of een boekhouder.
Hoe pakt u dat het best aan?
Boekhouder zoeken
Voor het runnen van een administratiekantoor zijn echter geen papieren nodig, dus u dient er zelf zorg voor te dragen een goede boekhouder uit te zoeken. Een goede boekhouder moet met u meedenken en zodoende zijn geld vanzelf weer terug verdienen.
Kenmerken van een goede boekhouder
Uw belastingaangifte staat of valt met een goede boekhouder. Nu kan echter iedereen met een beetje kennis van zaken zich boekhouder noemen. Het beroep van boekhouder is niet beschermd. Een boekhouder hoeft voor zijn beroep geen specifieke diploma’s te halen.
Let op de volgende aandachtspunten bij het selecteren van een goede boekhouder.
Selectie boekhouder
Werkt uw boekhouder met een schoenendoos?
Gaan de klanten van uw boekhouder ieder kwartaal met een volle schoenendoos met bonnetjes bij de boekhouder langs? In deze tijd van ICT en Internet hoeft dat niet meer. Tegenwoordig is alles geautomatiseerd en hoeft u uw bedrijf vrijwel niet meer uit. Met eigentijdse boekhoudsoftware kan de boekhouder op afstand uw boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien. Uw boekhouder moet dus bij de tijd zijn qua automatisering.
Selectie boekhouder
Hoe vaak spreekt uw boekhouder zijn klanten?
Een boekhouder die u slechts een keer per jaar spreekt, krijgt op deze manier totaal geen inzicht in het reilen en zeilen van uw zelfstandige onderneming. Laat staan dat hij u goede adviezen kan geven.
Selectie boekhouder
Al die diploma’s van uw boekhouder zeggen niet alles
Laat u niet verblinden door de verschillende toevoegingen als AA, RA of FB. Hoe meer toevoegingen hoe hoger doorgaans het tarief van de boekhouder. Bedenk allereerst wat u van een boekhouder verwacht. Wilt u alleen de jaarrekening op laten maken? Dan kunt u ook gewoon bij de plaatselijke boekhouder op de hoek terecht.
Selectie boekhouder
Welk klantenbestand heeft deze boekhouder?
Doet deze boekhouder voornamelijk de belastingaangifte voor particuliere klanten? Dan kunt u beter kiezen voor een boekhouder die de belastingaangifte voor een zelfstandige onderneming doet. Dat is een ander terrein van boekhouden dan een particuliere aangifte. Kijk ook naar de spreiding van het klantenbestand van uw boekhouder. Is uw boekhouder gespecialiseerd in een bepaalde sector, of heeft hij klanten uit verschillende branches?
Selectie boekhouder
Bereikbaarheid van uw boekhouder
Om de bereikbaarheid van uw boekhouder te checken, kunt u hem in het begin het beste op verschillende tijdstippen bellen. Neemt u genoegen met een boekhouder die werkt van 9-tot-5? Of wilt u een boekhouder die u als de nood aan de man komt ook in de avonduren te woord staat?
Selectie boekhouder
Een boekhouder uit uw netwerk zegt niet alles
De meeste zelfstandige ondernemers kiezen een boekhouder op basis van ‘horen zeggen’. Houdt er echter wel rekening mee dat wat voor de ene ondernemer goed kan uitwerken, dit niet direct ook voor de andere ondernemer positief kan uitpakken.
Selectie boekhouder
Spreekt deze boekhouder uw taal?
Bent u niet zo goed ingevoerd in de wereld van boekhouding en aangifte, let er dan op dat de boekhouder uw taal spreekt. Vaktaal en onbegrijpelijke zinnen helpen u als ondernemer niet verder. Zoek een boekhouder die rekening houdt met uw kennisniveau. Een boekhouder die in heldere bewoordingen uitleg geeft, en duidelijke antwoorden op al uw vragen geeft.
Selectie boekhouder
Klikt het met uw boekhouder?
De belangrijkste factor is een goede vertrouwensrelatie. Bij een eerste gesprek moet het al klikken met uw boekhouder. Hij krijgt immers inzicht u al uw geheime bedrijfsgegevens. Vaak fungeert een boekhouder ook als uw rechterhand. Mocht u direct al twijfelen aan zijn integriteit begin er dan niet aan.
Boekhouder en accountantscontrole
Veel zelfstandig ondernemers denken dat zij een accountantscontrole nodig hebben voor hun jaarcijfers en dat een boekhouder niet volstaat. Dit is een verkeerde veronderstelling. Een accountantsverklaring is nodig als u aan 2 van de volgende 3 eisen voldoet:
– de waarde van uw activa bedraagt € 4.400.000,- of meer;
– uw (netto) omzet bedraagt € 8.800.000,- of meer;
– het gemiddeld aantal werknemers in uw organisatie is meer dan 50.
Boekhouder inhuren of juist een accountant?
Maar op welk moment huurt u een boekhouder in en wanneer een accountant? De verschillen zitten voornamelijk in de bevoegdheden. Een accountant heeft de bevoegdheid om verklaringen van financiële betrouwbaarheid uit te reiken voor bedrijven. Een boekhouder is vaak ook gemachtigd, maar vaak alleen als het om kleinere bedragen gaat.
Boekhouder is meestal goedkoper
Als uw bedrijf niet al te groot en/of ingewikkeld is kunt u in de regel het best een hoekhouder inhuren. Een boekhouder is in de regel veel goedkoper dan een accountant.
Prijs van uw boekhouder
Waarschijnlijk kijkt u het eerst naar het uurtarief. Zo maakt u een eerste selectie. Maar een laag uurtarief zegt niet veel over hoe hoog de uiteindelijke kosten zullen worden. Als er veel uren nodig zijn die vermenigvuldigd moeten worden met een laag uurtarief, volgt alsnog een hoge nota. In deze zin kan een boekhouder of accountant nog duur uitvallen.
Administratie of advies
Zoekt u een boekhouder voor de administratie of wilt u meer? Vooraf is het verstandig u om uzelf de vraag te stellen: Wat wilt u dat de financieel adviseur voor u doet? Wilt u alle administratie laten doen of een gedeelte van de boekhouding? Of wilt u ook advies over bijvoorbeeld pensioen, belastingzaken?
Boekhouder en contacten vanuit uw bedrijf met derden
Voor een ondernemer kan zowel de accountant als de boekhouder veel betekenen. Een boekhouder of accountant kan bijvoorbeeld in de opstartfase uw businessplan duidelijk maken voor financiers. Een boekhouder kan uw bedrijfsadministratie opzetten en de belastingaangiften voor u doen. En, als het goed is, kent zowel de boekhouder als de accountant de fiscale (on)mogelijkheden van aftrekposten, afschrijvingen en leningen. Wat is het zakelijke belang van dit soort dingen voor uw bedrijf? Gaat het om miljoenen of is de omvang bescheidener? Op basis hiervan kunt u beslissen een accountant te nemen of een boekhouder.
Vergelijk verschillende kandidaten
Vergelijk eens een boekhouder met een accountant. Daarvoor kunt u bijvoorbeeld mede-ondernemers of andere bedrijven in uw sector naar ervaringen vragen met hun boekhouder of accountant. Zij kunnen u vertellen of een boekhouder volstaat of dat u beter een accountant kunt nemen.
Kwaliteit van uw boekhouder of accountant
Een hoge belastingteruggave op uw belastingaangifte is niet altijd een teken van kwaliteit van uw boekhouder of accountant. Mogelijk had de teruggave vele malen hoger kunnen uitvallen, maar u kunt dit lastig controleren, omdat u er minder verstand van hebt. Ook daarom is de zakelijke vertrouwensrelatie van essentieel belang. Er zijn echter wel tekenen dat de kwaliteit van uw administrateur prima is. Als u nooit naheffingsaanslagen van de belastingdienst ontvangt en als uw boekhouder zich altijd aan de afspraak houdt, bijvoorbeeld om binnen twee weken de jaarrekening af te ronden.
Welke service biedt uw boekhouder of accountant?
En het meest persoonlijke aspect van uw zakelijke relatie is de service. En dat zit wel goed als uw boekhouder of accountant omkomt in het werk. Maar wanneer u belt met een dringende vraag hij tijd voor u maakt. En: als uw vragen altijd serieus genomen worden en naar tevredenheid worden beantwoord.