De Kostenverdeelstaat is bedoeld om alle bedrijfseconomische kosten zo te verdelen, dat ze ook daadwerkelijk èn op de juiste wijze gedekt worden. Dekking wordt gerealiseerd door het verkopen van producten en of diensten. Materialen, uren (mens/machine), toeslagen (magazijn/inkoop, verkoop) en opslagen (winst) vormen de uiteindelijke verkoopprijs en geven inzicht in de opbouw van de toegevoegde waarde.
In de KVS worden alle kosten verdeeld over de hulp- en hoofdkostenplaatsen (of: activiteiten, of: afdelingen). Hulpkostenplaatsen zijn de indirecte kostenplaatsen (huisvesting, personeelsvoorziening, algemeen en verkoop/aflevering). Hoofdkostenplaatsen zijn de directe kostenplaatsen (draaien, bankwerk, montage etc.), dan wel de afdelingen of bewerkingen waarvan de kosten direct aan de klant worden doorberekend.
Dit resulteert in 1 tot maximaal 2 A4-tjes waarin de hele bedrijfseconomische begroting is terug te vinden. De break-even omzet wordt bepaald. Deze break-even omzet toont ons de omzet waarbij alle kosten gedekt zijn maar waarbij geen winst is gerealiseerd. Bedrijfseconomisch is er dus geen winst gemaakt, maar ook geen verlies. Welke omzet we moeten maken om wèl winst te maken – en dus aan de belangrijkste doelstelling voldoen – is de volgende stap . Daarbij wordt ook rekening gehouden met de fiscale zaken
Samenstellen
Het samenstellen van een kostenverdeelstaat is minder moeilijk dan u wellicht denkt.
Stap 1
Links in een kolom worden verticaal onder elkaar de kostensoorten vermeld, in een kolom ernaast de begrote bedragen.
Stap 2
Vaak wordt een kolom tussengevoegd waarin de raming of uitkomsten van het vorige jaar worden vermeld. Hierdoor worden afwijkingen ten opzichte van de voorgaande berekening direct zichtbaar.
Stap 3
Horizontaal aan de bovenkant worden de kostenplaatsen vermeld. In de kolommen verdelen we het totaal van de geraamde kosten. Hebben we alle kosten verdeeld, dan tellen we deze per kolom op. Let er op dat het totaal van de opgetelde bedragen gelijk is aan de totale begroting!
Stap 4
De hulpkostenplaasten worden vervolgens verdeeld over de andere kostenplaatsen door gebruik te maken van verdeelsleutels. Een aantal mogelijkheden voor een productiebedrijf:
– huisvesting naar vierkante meter per kostenplaats;
– kosten personeel naar aantal medewerkers of aantal uren per kostenplaats;
– algemeen beheer als % van de op dat moment opgetelde kosten per kostenplaats of op de posten inkoop, verkoop en algemeen fabriek;
– algemeen fabriek naar aantal directe uren;
– inkoop & magazijn als een opslag percentage op materiaal of een bedrag per eenheid (kg of meter);
– verkoop & expeditie als een opslag percentage op het totaal de uitkomst van de som totale begroting min kosten verkoop min kosten expeditie.
Stap 5
Bepalen calculatietarieven
Zijn alle kosten verdeeld over de hoofdkostenplaatsen, dan kunnen we de calculatietarieven bepalen. We delen de totaal bedragen per hoofdkostenplaats door de berekende, te verwachten, uurbezetting. We krijgen dan de afdelingskosten. De manuurkosten worden berekend door het directe loon op die afdeling te delen door het aantal geraamde productieve manuren op die afdeling. Opgeteld komt u aan het calculatietarief voor de kostprijs berekening. De inkoop (en eventueel verkoop) wordt uitgedrukt in een opslagpercentage.