Nieuwe mensen aantrekken voor je organisatie begint altijd met een goed wervingsproces. Kort gezegd is het wervingsproces alles wat je doet om potentiële kandidaten te bereiken en te interesseren voor een vacature, van het opstellen van de functieomschrijving tot het moment dat iemand solliciteert. Het is daarmee het eerste deel van het bredere werving en selectietraject.
Werving en selectie: wat is het verschil?
Veel mensen gebruiken werving en selectie als één term, maar het zijn twee aparte stappen. Bij werving draait alles om het aantrekken van kandidaten. Je maakt een vacature, verspreidt die via de juiste kanalen en zorgt dat de juiste mensen je bedrijf leren kennen. Bij selectie beoordeel je daarna wie er het beste past. Je bekijkt de cv’s, voert gesprekken en maakt uiteindelijk een keuze. Het wervingsproces komt dus altijd eerst.
Waarom is een goed wervingsproces belangrijk?
Een slecht wervingsproces kost tijd en geld. Als je vacature onduidelijk is of op de verkeerde plekken staat, krijg je weinig of ongeschikte reacties. Je moet dan langer zoeken, meer gesprekken voeren en het duurt langer voordat de plek ingevuld is. Een strak en duidelijk proces zorgt ervoor dat je sneller de juiste mensen bereikt. Dat is goed voor je organisatie én voor de kandidaatervaring.
De stappen van een wervingsproces
Een wervingsproces bestaat uit een aantal vaste stappen. De volgorde kan per organisatie iets verschillen, maar de kern is steeds hetzelfde.
- Functieanalyse: Bepaal precies wat je zoekt. Welke taken hoort de functie, welke kennis en ervaring zijn nodig en wat voor iemand past bij jullie team?
- Vacaturetekst schrijven: Zet de functie-eisen op papier in een duidelijke en aantrekkelijke tekst. Beschrijf ook wat de kandidaat bij jullie kan verwachten, zoals de cultuur, het team en de arbeidsvoorwaarden.
- Keuze van wervingskanalen: Bepaal waar je de vacature plaatst. Denk aan vacaturesites, LinkedIn, sociale media, de eigen website of een uitzendbureau. De beste keuze hangt af van de functie en de doelgroep.
- Vacature verspreiden: Zet de vacature live op de gekozen kanalen. Deel hem ook intern, want medewerkers kunnen goede kandidaten aandragen via hun netwerk.
- Eerste screening: Bekijk de binnengekomen reacties globaal. Wie voldoet aan de basisvereisten? Dit is de overgang naar het selectieproces.
Intern of extern werven: wat kies je?
Bij interne werving kijk je eerst of iemand binnen je eigen organisatie de functie kan invullen. Dit heeft voordelen: de persoon kent het bedrijf al, de inwerkperiode is korter en het motiveert medewerkers omdat ze doorgroeimogelijkheden zien. Externe werving richt zich op mensen buiten de organisatie. Dit brengt nieuwe kennis en een frisse blik mee, maar vraagt meer tijd en inzet. Veel organisaties combineren beide aanpakken: eerst intern kijken, daarna extern zoeken als dat niets oplevert.
Wat maakt een wervingsproces effectief?
Een effectief wervingsproces trekt de juiste mensen aan zonder onnodig lang te duren. Een paar zaken maken het verschil. Een duidelijke vacaturetekst voorkomt dat mensen solliciteren die niet passen. De keuze van het juiste kanaal bepaalt of je doelgroep de vacature überhaupt ziet. En een snelle reactie op sollicitaties laat kandidaten zien dat je de samenwerking serieus neemt. Goede kandidaten zijn namelijk vaak ook op andere plekken in beeld en haken af als ze te lang niets horen. Door het proces regelmatig te evalueren, kun je steeds beter worden in het aantrekken van talent.
Zo start je met een wervingsproces in de praktijk
Begin met een goed gesprek met de hiring manager of het team. Wat is precies de behoefte? Gaat het om een vervanging of een nieuwe functie? Wat zijn de harde vereisten en wat zijn wensen? Schrijf daarna een vacaturetekst die eerlijk en concreet is. Kies vervolgens twee of drie kanalen die passen bij de doelgroep en bepaal hoe lang de wervingsperiode duurt. Spreek vooraf ook af wie de reacties beoordeelt en wanneer. Zo voorkom je vertraging en weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een wervingsproces gemiddeld?
De duur van een wervingsproces hangt sterk af van de functie en de sector. Voor een eenvoudige functie kan het een paar weken duren. Voor een specialistische of leidinggevende rol kan het wervings- en selectietraject samen al snel zes tot twaalf weken in beslag nemen.
Wat is het verschil tussen een wervingsproces en recruitment?
Recruitment is de Engelse term voor werving en selectie samen. Het wervingsproces is het eerste deel daarvan, waarbij het gaat om het aantrekken en bereiken van kandidaten. Recruitment omvat dus ook de selectie en soms de begeleiding bij het in dienst treden.
Kan een klein bedrijf ook een professioneel wervingsproces opzetten?
Een professioneel wervingsproces is zeker niet alleen weggelegd voor grote organisaties. Ook als klein bedrijf kun je met een heldere vacaturetekst, de juiste kanalen en een duidelijke planning goed werven. Wervingsbureaus of freelance recruiters kunnen helpen als je zelf weinig tijd of ervaring hebt.
Wat is employer branding en wat heeft het met werving te maken?
Employer branding is het bouwen aan je reputatie als werkgever. Hoe bekender en aantrekkelijker je werkgeversmerk is, hoe makkelijker het is om kandidaten aan te trekken. Een sterk employer brand ondersteunt dus het wervingsproces, omdat mensen eerder reageren op een vacature van een bedrijf dat ze kennen en vertrouwen.