In vrijwel elk bedrijf worden zaken afgestemd in de vorm van een werkoverleg. Het doel van het werkoverleg is om buiten de dingen van alledag met elkaar te spreken over de grote lijnen van het werk. Zoals het te volgen beleid, bespreking van de bedrijfsresultaten, knelpunten en opvattingen waarbij iedereen gelijktijdig wordt geïnformeerd en zijn zegje kan doen.
Werkoverleg draagt bij aan motivatie, een goede werksfeer en plezier in het werk. Het is iets anders dan een werkbespreking over de werkzaamheden van de dag. Werkoverleg is vooral een middel om de leiding te betrekken bij wat er bij de medewerkers leeft en vice versa.
Voordelen werkoverleg
Werkoverleg heeft verschillende voordelen.
– Al uw medewerkers zijn goed geïnformeerd
– Er is tijd om uitgebreider stil te staan bij bepaalde onderwerpen die iedereen aangaan
– Er kan rustig worden overlegd zonder dat u daarbij wordt gestoord door bijvoorbeeld klanten of een leverancier
– Medewerkers kunnen invloed uitoefenen op de werksituatie
– Het inschakelen van mensen op de werkvloer kan besluitvorming versnellen
– Het motiveert medewerkers en leiding om met elkaar mee te denken en naar elkaar te luisteren
– Optimaal gebruikmaken van de aanwezige kennis
Structuur van het werkoverleg
Een werkoverleg kent per definitie een bepaalde structuur. Het vindt regelmatig plaats (bijvoorbeeld een keer per maand) op een vooraf gepland tijdstip zodat iedereen aanwezig kan zijn. Ook is er een agenda die bijvoorkeur vooraf wordt uitgedeeld en een verslag van het overleg met actiepuntenlijst achteraf.
Mogelijke onderwerpen van een werkoverleg
• Resultaten en vooruitzichten
• Knelpunten in het werk
• Arbeidsomstandigheden
• Ziekteverzuimcijfers
• Inventariseren goede ideeën
• Communicatie en samenwerken
Invoeren van werkoverleg
Bij de invoering van werkoverleg is het belangrijk dat u als leidinggevende bereid bent uw medewerkers daadwerkelijk invloed te geven en naar ze te luisteren. Daarbij gaat het zowel om het inbrengen van ideeën en voorstellen als om de besluitvorming. Als dit niet mogelijk is bij een bepaald onderwerp, leg dan uit waarom dat zo is. Van uw medewerkers mag u verwachten dat zij actief deelnemen aan het werkoverleg.
Communiceer van tevoren duidelijk wat werkoverleg is en kan betekenen voor de onderneming.
Het is verstandig dat, zeker in de opstartfase van het werkoverleg, begeleiding wordt gegeven. In eerste instantie doet de chef dit. Hierdoor heeft het werkoverleg de grootste kans van slagen.
Op zijn beurt heeft iedere leidinggevende een werkoverleg met collega’s en chef. Hierdoor ontstaat een betere communicatie en betrokkenheid zowel top-down, down-top als tussen medewerkers op gelijk niveau in de organisatie.
Ook moet er openheid bestaan tussen de deelnemers. Mensen moeten de kennis krijgen om een oordeel te kunnen geven. Als bijvoorbeeld over omzet wordt gesproken, moet het voor iedereen duidelijk zijn wat er onder omzet verstaan wordt en wat de omzet op de vestiging is.
Begeleiding bij het invoeren van werkoverleg
Bij de opstartfase is het, voor het slagen van het werkoverleg, belangrijk dat er begeleiding is. Deze begeleiding gebeurt in eerste instantie door de chef. Hij/zij stuurt tijdens het overleg de medewerkers bij en is in eerste instantie ook de voorzitter.
De voorzitter kan tijdens het werkoverleg pauzes inlassen om te vragen hoe iedereen het werkoverleg ervaart en of de notulist alles kan noteren.
Zodra het werkoverleg een aantal keer in dezelfde setting heeft plaatsgevonden, zijn de onderbrekingen waarschijnlijk minder nodig.
Een sterk punt van werkoverleg is dat de rollen kunnen wijzigen. Zo kan iedereen een keer voorzitter en notulist zijn. Hierdoor blijft de hiërarchie tussen ondernemer en werknemer klein en zullen mensen eerder hun stem laten horen. Als de rollen van voorzitter en notulist wijzigen, is het belangrijk dat de begeleiding blijft bestaan. Niet iedereen is een geboren voorzitter of notulist, maar iedereen kan het tot op een zekere hoogte leren.
Feedback
Ga na wat de werknemers van het werkoverleg vonden en voer de eventuele verbeterpunten uit bij een volgend werkoverleg.
Tips voor een goed werkoverleg
– Zorg voor een geschikte vergaderruimte
– Belangrijke onderwerpen eerst
– Ga moeilijke onderwerpen niet uit de weg
– Besteed aandacht aan zaken die wel goed lopen
– Durf kritiek te ontvangen
– Luister met aandacht
– Laat mensen uitspreken
– Maak aan het eind van een agendapunt concrete afspraken (wie, wat wanneer)
– Maak van het overleg een verslag met daarin afspraken en een actielijst